Archives de catégorie : Tutoriels de l’ENT

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Cahier de textes : importer son emploi du temps de Index-Education

Ce tutoriel est adressé aux personnes ayant un profil “direction” ou “administrateur d’établissement” sur Laclasse.com.

Les collèges détenteurs d’une licence Pronote de chez Index-Education ont la possibilité d’exporter un fichier contenant l’emploi du temps. L’import de ce fichier dans Laclasse.com va leur permettre d’automatiser la création des créneaux d’emploi du temps dans l’application “Cahier de textes” de l’ENT.

Pour cela, commencer par cliquer sur la tuile “Cahier de textes”, puis sur l’onglet “Import Pronote”.

(1) Charger le fichier Pronote

Au niveau du bandeau bleu “Charger un fichier Pronote”, cliquer sur “Choisissez un fichier” et, sélectionner le fichier d’emploi du temps de Pronote.

Après avoir lancé le chargement des données, attendre que celui-ci s’exécute complètement. Ceci peut prendre quelques minutes. Ne pas l’arrêter avant la fin du traitement !

capture-du-2016-09-23-13-58-57

Une fois le chargement des données de l’emploi du temps dans l’ENT terminé, vous pouvez visualiser, par catégorie de données (“Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières”), la liste des correspondances ayant été établies automatiquement entre les données issues de Pronote et celles issues de l’Annuaire Académique, ainsi que la liste des correspondances à établir manuellement en recollant les données Pronote aux données de l’Annuaire Académique.

L’onglet “Créneaux” vous permet de connaître le nombre de créneaux qui seront créés automatiquement dans les cahiers de textes compte tenu des correspondances déjà établies sur les données “Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières”.

Sous le titre de chaque onglet sont affichées les statistiques pour les correspondances établies (en vert) et les données manquantes à recoller (en rouge) ainsi que le nombre de données manquantes à recoller (ex. 1 à traiter sur 24).

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Pour chaque catégorie de données, les données recollées automatiquement sont signalées par une barre verticale verte alors que les données à recoller manuellement sont signalées par une barre verticale rouge.

En recollant manuellement les données manquantes des “Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières”, le nombre de créneaux d’emploi du temps créés automatiquement augmente.

(2) Recoller les données manquantes

Pour recoller les données manquantes, sélectionnez tout d’abord un des onglets “Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières”.

Ensuite, pour les données signalées par une barre rouge, cliquez dans la colonne Annuaire Académique, dans le champ signalé par une gomme. Un menu déroulant s’affiche. Sélectionnez alors, parmi les données listées, celle qui correspondra à la donnée Pronote.

Astuce : vous pouvez commencer à saisir, dans le champ de la colonne Annuaire Académique, le nom de la donnée recherchée afin de la sélectionner plus facilement.

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Au fur et à mesure que les données “Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières” sont recollées, l’onglet “Créneaux” se met à jour.

Une fois les données manquantes recollées, vous pouvez procéder à l’import des créneaux dans les cahiers de textes.

Attention : les correspondances établies manuellement en recollant les données manquantes doivent être suivies d’un import des créneaux. En effet, il n’y a pas de sauvegarde permettant d’exploiter les données recollées manuellement lors d’un import réalisé sur une session ultérieure.

Remarque : les données recollées automatiquement peuvent être modifiées en cliquant sur l’icône proposée dans la colonne “Action”.

(3) Importer les créneaux 

Pour importer les créneaux, cliquez sur l’onglet “Créneaux”.

Sous la partie “Filtrage”, s’affiche les “Statistiques” de l’établissement correspondant aux données déjà intégrées dans l’ENT, et celles relatives à Pronote correspondant aux données du dernier fichier EDT importé.

Sous la partie “Statistiques”, peut être déplié le détail des créneaux. Par défaut, est affichée la liste de tous les créneaux valides (en vert) et à traiter (en rouge) pour toutes les données de toutes les catégories de données (Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières).

Remarque : les statistiques affichées sous le titre de l’onglet sont calculées sur tous les types de créneaux (valides / à traiter) et sur toutes les données de toutes les catégories de données (Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières).

Cette liste peut être filtrée en fonction du type de créneaux (valides / à traiter) et du type de données (Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières) afin de sélectionner les créneaux à importer dans les cahiers de textes.

Attention : les créneaux valides peuvent être importés plusieurs fois et donneront alors lieu à une création multiple d’un même créneau. Par conséquent, avant d’importer des créneaux, il faut tout d’abord filtrer les catégories de données de façon à n’importer que des nouveaux créneaux. 

Astuces :

  • si vous recollez les données manquantes et importez les créneaux en plusieurs fois, notez bien à chaque fois quels sont les Classes / Groupes d’élèves / Enseignants et Matières pour lesquels vous avez déjà réalisé un import des créneaux
  • si vous n’avez pas encore remonté dans les outils académiques les données relatives aux groupes, vous pouvez pour l’instant les exclure des données à recoller.

Pour filtrer les données créneaux, cliquez sur l’un des boutons suivants :

  • créneaux valides (créneaux créés automatiquement suite à l’import)
  • créneaux à traiter (créneaux pour lesquels des données manquantes doivent être recollées au préalable)

Pour filtrer les données Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières, cliquez sur :

  • la gomme pour supprimer toutes les données d’une même catégorie (par exemple : classes)
  • l’étoile pour afficher de nouveau toutes les données d’une même catégorie
  • la croix pour supprimer une des données d’une certaine catégorie (par exemple : la classe de 3E1)

En fonction des filtres définis, la liste des créneaux se met à jour ainsi que les statistiques indiquées sous le titre de l’onglet “Créneaux”.

Pour chaque créneau, sont indiqués dans la liste : le jour, l’heure de début du créneau, la durée du créneau, la matière, l’enseignant, le regroupement. La donnée affichée pour la salle dépend des informations renseignées dans Pronote. Sur les colonnes “Enseignant, Regroupement, Salle” est affichée, pour information, entre parenthèses une référence Pronote. En cliquant sur cette référence, il est possible de visualiser le calendrier issu de Pronote.

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Une fois les créneaux à importer filtrés, cliquer sur la bouton “Valider”.

Remarque : la case à cocher “N’importer que les créneaux affichés” est cochée par défaut et permet de créer uniquement les créneaux compte tenu des filtres définis.

(4) Visualiser les résultats de l’import (pour un utilisateur ayant un profil “direction”)

Pour visualiser les créneaux créés automatiquement, cliquez sur la tuile “Cahier de textes” puis, sur le bouton “Emploi du temps”.

Vous pouvez, dans le filtre disponible au-dessus du planning, lister les classes ou les groupes d’élèves pour lesquels des créneaux ont été créés automatiquement afin d’afficher les emplois du temps correspondants.

Remarques :

  • Pour les utilisateurs ayant un profil “direction”, une seule classe est affichée par défaut
  • Pour les administrateurs ayant un profil “enseignant”, seules leurs classes étant affichées, ils ne pourront visualiser les résultats de l’import que pour leurs propres classes.

 

Modification de son mot de passe (automatique) et de sa date de naissance

capture-du-2016-09-30-16-41-55Laclasse.com a récemment modifié des fonctionnements concernant le mot de passe automatique.

Dorénavant, le site ne vous impose plus de modifier votre mot de passe automatique dès votre première authentification. et vous avez la possibilité de le faire au moment le plus adapté pour vous.

Pour cela, une fois authentifié, cliquer sur votre nom en haut à gauche du site pour visualiser votre fiche utilisateur. Au bas de cette fiche, se situent les 2 champs du nouveau mot de passe à renseigner (mot de passe et confirmation du mot de passe).

Vous pouvez en profiter pour vérifier si vos données sont correctes. Si votre date de naissance est fausse vous pouvez la corriger sur cette page aussi.

caution-153607_960_720Pour des raisons de sécurité, il est toujours imposé de modifier son mot de passe automatique le plus rapidement possible . Pour avoir plus de précisions sur la sécurité des mots de passe et trouver des astuces pour choisir un mot de passe plus sûr, lire cet article.

Communiquer les logins et mots de passes automatiques

capture-du-2016-09-12-09-10-41L’outil de publipostage permet de communiquer les logins et les mots de passes automatiques des comptes élèves et responsables d’élèves. Cette possibilité sera proposée pour la rentrée 2017 pour les logins et mots de passes des comptes personnels, en attendant, une astuce vous sera proposée pour combler ce manque.

caution-153607_960_720Cet outil ne communique aucun mot de passe déjà personnalisé. Il convient donc, tout d’abord, de ré-initialiser les mots de passe des élèves et des responsables. Pour savoir comment procéder, lire le chapitre “3- Paramétrer les comptes utilisateurs” du tutoriel “Administrer son établissement“.

 

1- La publication des accès aux élèves :

  • elevesCliquer sur la tuile “Publipostage”
  • Choisir “Ecrire aux élèves”

 

 

  • Afficher toutes les classes (le signe + affiché dans la case “classes” et pas de signe + dans la case “groupes”), cliquer sur les tuiles des classes désirées, puis utiliser le bouton “sélectionner tous les éléments affichés” et cliquer sur le bouton “suivant”.dessin-sans-titre

caution-153607_960_720

Il n’est pas recommandé de faire un publipostage pour les élèves de tout l’établissement en une fois sinon le pdf contiendra un nombre très important de pages (1 page par élève) et le temps de chargement du fichier sera si lourd que vous obtiendrez sans doute un message d’erreur. Il est préférable de procéder par niveau de classe, ou, classe par classe.

 

  • Composer votre message et utiliser les boutons “login Laclasse du destinataire” et “mot de passe Laclasse du destinataire” pour ajouter ces champs dans le corps de votre message.

caution-153607_960_720 Attention ! La saisie d’un titre est obligatoire sinon le publipostage ne se créera pas.

  • Une fois le message composé, utiliser le bouton “prévisualiser”capture-du-2016-09-12-10-21-10
  • Cliquer sur “Choisir le mode de diffusion” et choisir l’option “fichier PDF à imprimer”previsu

choix-et-generer-pdf

  • Cliquer sur l’icône du pdf capture-du-2016-09-12-10-40-30 pour l’ouvrir dans le navigateur et l’enregistrer ensuite sur votre ordinateur.

 

2- La publication des accès aux responsables d’élèves :

  • famillesCliquer sur la tuile “Publipostage”
  • Choisir “Ecrire aux familles”

 

 

  • Afficher toutes les classes (le signe + affiché dans la case “classes” et pas de signe + dans la case “groupes”), cliquer sur les tuiles des classes désirées, puis utiliser le bouton “sélectionner tous les éléments affichés” et cliquer sur le bouton “suivant”.

parents

caution-153607_960_720

Il n’est pas recommandé de faire un publipostage pour les responsables de tout l’établissement en une fois sinon le pdf contiendra un nombre très important de pages (1 page par responsable) et le temps de chargement du fichier sera si lourd que vous obtiendrez sans doute un message d’erreur. Il est préférable de procéder par niveau de classe, ou, classe par classe.

 

  • Composer votre message: utiliser les boutons “login Laclasse du destinataire”, “mot de passe Laclasse du destinataire”, et  pour ajouter ces champs dans le corps de votre message.

caution-153607_960_720Attention ! La saisie d’un titre est obligatoire sinon le publipostage ne se créera pas.

  • Une fois le message composé, utiliser le bouton “prévisualiser”

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  • Cliquer sur “Choisir le mode de diffusion” et choisir l’option “un fichier PDF à imprimer”.

choisir-mode-diff

 

choix

  • Cliquer sur l’icône du pdf capture-du-2016-09-12-10-28-12 pour l’ouvrir dans le navigateur et l’enregistrer ensuite sur votre ordinateur.

3- La publication des accès aux responsables d’élèves :

En attendant la possibilité d’utiliser le publipostage pour communiquer leurs accès aux personnels, voici une astuce pour vous aider.

Se rendre sur la tuile “administration” puis sur la rubrique “Gestion des utilisateurs”.

Augmenter le nombre d’utilisateurs par page, puis, à l’aide du champ de recherche, saisir le profil recherché. Par exemple “Enseignant”. Les résultats s’affichent à l’écran. Vous pouvez alors faire une sélection du tableau et le copier-coller dans un logiciel de tableur. Vous pouvez ainsi afficher la colonne “login” et la colonne “ID-ENT” qui correspond aux mots de passes automatiques.

 

 

Pour accéder à son blog et l’administrer

La tuile qui permet de retrouver ses blogs et de les organiser apparaît grisée sur le portail. Elle sera activée dans le courant de la semaine.

En attendant, il est possible d’administrer ses blogs en procédant comme suit :

  • cliquer sur le bouton “connexion” sur la page de votre blog. Si vous ne trouvez pas ce bouton, dans la barre d’adresse du navigateur, saisir l’adresse de votre blog suivi de /wp-admin/ comme sur l’exemple ci-contre :

http://monblog.blogs.laclasse.com

=> http://monblog.blogs.laclasse.com/wp-admin/

Vous devez alors vous authentifier. Une fois authentifié, la page d’accueil de la plateforme de blogs s’affiche et il faut se rendre sur le bouton “mes sites” situé sur la bande noire en haut du site, puis sur le blog à gérer.

Capture du 2016-08-29 08-45-41

 

Paramétrer son adresse mail sur un logiciel de messagerie (Thunderbird, Outlook),etc…

A partir de la rentrée de septembre 2016, voici les paramètres à renseigner dans votre logiciel de messagerie pour recevoir les mails de votre courriel de type… monadresse@laclasse.com :

  • serveur entrant pop (données stockées sur votre ordinateur) : pop.laclasse.com – port 995 chiffré avec le protocole SSL / TLS
  • serveur entrant imap (données stockées sur nos serveurs) : imap.laclasse.com – port 993 chiffré avec le protocole SSL / TLS
  • serveur sortant smtp : smtp.laclasse.com – choisir la configuration “avec authentification”, et utilisez le port 465 chiffré avec le protocole SSL / TLS
  • compte : votre identifiant pour accéder au site laclasse.com.
  • mot de passe : votre mot de passe de connexion à laclasse.com

 

 Lire aussi...

Rediriger les mails de son compte laclasse.com vers une autre adresse mail

 

Administrer son établissement

admin Pour administrer son établissement, vous devez avoir un compte avec un profil “direction” ou avoir les droits d’administrateur d’établissement”.

Cliquer sur la tuile « Administration ».Capture du 2016-07-04 10-09-32

Le panel d’administration s’affiche et propose différentes possibilités en fonction de votre profil (enseignant, personnel de direction, …) et de votre rôle sur l’ENT (administrateur de l’établissement).

L’admin panel permet :

  • de paramétrer la fiche d’identité de son établissement;
  • de surveiller les statistiques de son établissement sur l’ENT
  • de suivre la création et les mises à jour des comptes qui sont alimentés automatiquement par l’annuaire académique ou de créer des comptes élèves par le biais de fichiers .csv, ou de créer manuellement les comptes un par un;
  • de paramétrer les droits sur les comptes utilisateurs (attribuer les droits http://ent-laclasse.blogs.laclasse.com/?p=2014&preview=trued’administrateur d’établissement);
  • de réinitialiser les mots de passes des comptes en cas d’oubli du mot de passe;
  • de créer et modifier les regroupements (classes, groupes et groupes libres), et vérifier les regroupements créés par l’alimentation automatique par l’annuaire académique;
  • d’activer et paramétrer les ressources numériques.

1- Paramétrer la fiche d’identité de son établissement :

informations

La rubrique “Informations” permet de visualiser les données d’identité de l’établissement. Ces données sont enregistrées automatiquement par le biais de l’alimentation automatique, à partir des données issues de l’annuaire académique. Il n’est pas possible de les modifier.

Il est possible de choisir une image pour identifier son établissement. A l’heure actuelle, l’image n’apparaît pas encore sur le site, mais, à terme, elle apparaîtra dans la partie “flux d’actualités”  du portail lorsqu’il n’y aura pas d’actualités à afficher.

Les autres onglets de cette rubrique permettent de connaître la composition des classes et des comptes de l’établissement, ainsi que les contacts des personnes ayant les accès à l’admin panel avec les droits d’administrateur.

2- Paramétrer l’alimentation des comptes :

Capture du 2016-07-04 11-55-35

 

La création et le suivi des comptes se fait depuis la rubrique “Alimentation automatique”.

 

 

 

  1. Si vous êtes dans un collège de la Métropole qui n’a encore jamais activé l’alimentation automatique des comptes et groupes par l’annuaire académique, nous vous invitons à lire cet article pour connaître la procédure à suivre et à nous contacter à l’adresse support(@)laclasse.com pour généraliser l’utilisation de l’ENT.
  2. Si vous êtes dans un collège de la Métropole qui a déjà activé l’alimentation automatique, les comptes personnels, élèves et parents, les regroupements et les  rattachements aux groupes sont alimentés.
  3. Si vous êtes dans un établissement privé qui n’est pas sous contrat ou une école primaire, vous ne pouvez pas alimenter les comptes par l’annuaire académique mais vous pouvez créer les comptes élèves et les classes par le biais d’un import de fichier exporté de votre base élève, enregistré au format .csv. Un tutoriel séparé sera mis en ligne pour vous décrire la procédure d’alimentation manuelle des comptes élèves par fichier .csv. La possibilité de créer les comptes par fichier .csv pour les personnels sera proposée par la suite.

Si votre établissement est dans le cas 2, cette page permet de visualiser l’avancement des données qui arrivent de l’annuaire académique et de les basculer sur l’ENT en ré-activant l’alimentation automatique en avançant les étapes de l’alimentation automatique à l’aide des Capture du 2016-07-04 16-44-16 jusqu’à atteindre l’ état Capture du 2016-07-08 11-22-14.

Voici le descriptif des différents états de l’alimentation :non alimenté

  • Cet état signifie qu’aucune déclaration CNIL n’a été faite les années précédentes et que l’académie ne peut donc pas nous envoyer les données de l’annuaire académique. Aucune démarche d’alimentation n’a été engagée jusqu’à ce jour.

Capture du 2016-07-04 16-12-26

  • Cet état signifie qu’une déclaration CNIL est en cours.cnil achevée
  • Cet état signifie que l’accusé réception de la déclaration CNIL nous a bien été envoyé ainsi qu’à l’académie.

attente données

  • Cet état signifie que nous sommes en attente des données de l’annuaire académique.

alimentation

  • Cet état signifie que nous recevons les données de l’annuaire académique mais qu’elles ne sont pas chargées sur l’ENT. C’est une phase qui permet de vérifier les données et de corriger celles qui sont indiquées comme étant en erreur. Leur correction doit être effectuée par le biais de la base élèves et de la base enseignants.

chargement

  • L’alimentation automatique et les mises à jour des comptes et des groupes sont activés.

Capture du 2016-07-08 10-04-27

 

  • L’import des données dans l’ENT est désactivé. Cet état permet désactiver temporairement les mises à jours automatiques sur l’ENT : les données sont toujours mises à jour dans cette page, mais rien n’est importé dans l’ENT. Pour ré-activer les mises à jour automatiques dans l’ENT, cliquer sur Capture du 2016-07-08 10-09-57.

Capture du 2016-07-08 10-32-41Les états “Prévisu”, “Activée” et “Désactivée” permettent de visualiser et vérifier les données qui arrivent de l’annuaire académique concernant votre établissement et qui serviront pour la prochaine mise-à-jour automatique. Cela se fait par le biais des liens “Elèves”, “Parents”, “Personnels…”. La correction des éventuelles erreurs doit être effectuée directement sur les applications métiers (base élève et la base enseignants).

Capture du 2016-07-08 10-57-57Les boutons d’actions permettent de lancer vous-même manuellement la bascule des données sur l’ENT sans attendre la prochaine mise-à-jour automatique. Cette manipulation dure quelques minutes selon le type de chargement. Pour lancer une bascule manuellement, il convient de respecter l’ordre indiqué ci-dessous, en attendant à chaque fois que le traitement affiche un compte-rendu avant de passer à l’étape suivante :

  1. Mise-à-blanc
  2. Alimentation
  3. Δ
  4. Chargement

Le bouton Capture du 2016-07-08 13-56-44 permet d’afficher la documentation de chaque étape.

caution-153607_960_720Chaque été, de mi-juillet aux environs du 20 août, l’académie suspend l’envoi des données à l’ENT et les mises à jour automatiques sont désactivées et il appartient à chaque établissement de ré-activer l’alimentation automatique pour son établissement avant chaque rentrée scolaire en utilisant la flèche Capture du 2016-07-08 10-09-57.

3- Paramétrer les comptes utilisateurs :

Rechercher des comptes :

 

La rubrique “gestion des utilisateurs” permet de rechercher et d’intervenir sur les comptes. Le moteur de recherche situé au-dessus de la liste des utilisateurs de l’établissement permet de faire une recherche sur tous les champs “ID-ENT”, nom”, “prénom”, et “identifiant”. Il est possible aussi de filtrer par “profils” et/ou par “regroupements.

Lorsque la ligne comporte un fond vert, cela signifie que le compte a été créé manuellement.

Capture du 2016-07-08 16-39-43

Par défaut la page affiche les 50 premiers résultats de recherche mais il est possible de choisir d’en voir plus, ou moins en sélectionnant son choix dans la liste déroulante “utilisateurs par pages”.

Capture du 2016-07-08 16-39-30

 

 

On peut ensuite parcourir les pages à l’aide des flèches et des numéros de pages situés en haut du tableau.

Exporter les données issues du résultat d’une recherche :

Les résultats d’une recherche apparaissent dans le tableau de la gestion des utilisateurs. Il est possible d’exporter ces données dans un fichier au format .xml. Si les résultats s’affichent sur plusieurs pages, le bouton capture-du-2016-12-26-15-23-44 prendra en compte  l’intégralité de la recherche et non pas uniquement la première page.

Cet export en format .csv pourra alors être utilisé pour faire correspondre les identifiants sur d’autres logiciels tel que Saccoche, etc…

Créer un compte utilisateur manuellement :

Sans titre

Le bouton ajouter (en bas à gauche du tableau des utilisateurs) permet de créer un utilisateur manuellement, peu importe si l’alimentation automatique est activée ou pas.

caution-153607_960_720 Attention ! si un compte peut être généré par le biais de l’alimentation automatique, il est fortement recommandé de ne pas le créer manuellement car il a de fortes probabilités pour que le site génère un doublon lorsque les données de l’annuaire académique permettront de le créer automatiquement.

Renseigner tous les champs et sélectionner un profil qui lui correspond le mieux. En fonction du profil choisit, le rôle par défaut qui correspond le mieux à ce profil lui sera attribué automatiquement. Le profil est similaire à une étiquette tandis que le rôle correspond plutôt à un ensemble de droits qui est attribué par défaut à un profil. La partie suivante (“Modifier les comptes / attribuer des rôles” explique comment attribuer les droits (=rôle) d’administrateur d’établissement à un enseignant.

Modifier des comptes utilisateurs :

Capture du 2016-07-11 16-17-49Pour intervenir sur un compte, il suffit de cliquer sur son nom pour ouvrir son profil et le modifier.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pour intervenir sur plusieurs comptes utilisateurs, il suffit de le(s) cocher et ensuite d’utiliser les boutons situés au bas du tableau.Capture du 2016-07-08 16-43-51

Il est ainsi possible de :

  • modediterifier le nom, prénom et identifiant d’un utilisateur (bouton “Editer“);

 

 

donner role

  • attribuer les droits d’administrateur d’établissement à un compte (bouton “attacher des rôles” – choisir le rôle “administrateur d’établissement”);

 

 

 

 

detacher

  • détacher un compte de l’établissement (bouton “Détacher de l’établissement“);

 

 

reinit mdp

  • réinitialiser le mot de passe d’un compte (bouton “Réinitialiser le mot de passe“);

 

 

id_ent

L’utilisateur pourra alors se connecter avec un mot de passe par défaut qui correspond à son “ID ENT” (colonne 1 du tableau des utilisateurs). Ici, le mot de passe automatique est VZL64451. Lors de sa première authentification, il est fortement recommandé de modifier son mot de passe par défaut.

Capture du 2016-09-06 16-54-46  Lorsque l’ID ENT est noté en rouge, cela signifie que le compte a le mot de passe par défaut.

Il est possible d’utiliser l’outil de publipostage pour communiquer les mots de passe par défaut et identifiants aux élèves (tuile publipostage / écrire aux élèves) et responsables d’élèves (tuile publipostage / écrire aux familles). Un tutoriel séparé est accessible sur ce lien.

Supprimer des comptes utilisateurs :

supp

(bouton suppr).

4- Paramétrer les classes et les groupes :

groupes

 

 

 

 

Cette rubrique comporte 3 onglets :  un premier pour les classes de l’établissement, un second pour les groupes d’élèves de l’établissement et un 3ème pour les groupes libres qui permettent de rassembler des personnes de différents établissements.

Sur chacun des onglets, un moteur de recherche permet de retrouver un groupe rapidement.

Lorsque l’établissement est alimenté automatiquement par l’annuaire académique, les classes et les groupes d’élèves sont créés automatiquement et les comptes d’élèves et d’enseignant y sont rattachés (selon si les données ont été bien saisies sur les bases élèves et enseignants de l’établissement – Siècle et StsWeb).

Créer des classes, des groupes d’élèves et des groupes libres :

creer classesSi vous avez besoin de créer de nouvelles classes ou groupes manuellement, vous pouvez le faire, même si l’établissement est alimenté automatiquement.

Pour cela, utiliser le bouton ajouter situé en bas du tableau  qui affiche les classes, les groupes d’élèves  ou  les groupes libres.

  • Pour une classe : renseigner le libellé de la classe et la description et choisir un niveau de classe (capture ci-dessus).
  • Pour un groupe d’élèves : renseigner le libellé du groupe et la description.

 

  • Pour un groupecreer goupe libre libre : renseigner le libellé, la description et rechercher le nom du créateur du groupe libre (capture ci-contre).

 

Renommer le nom des classes, groupes d’élèves et groupes libres :

capture-du-2016-12-26-16-15-05

Cocher le groupe à renommer et cliquer sur le bouton capture-du-2016-12-26-16-11-09 . Modifier les champs et enregistrer pour valider la modification.

Modifier le nom de l’administrateur d’un groupe libre :

Chaque groupe libre a un (seul) administrateur. Par conséquent lorsque l’administrateur du groupe libre quitte le groupe, il est nécessaire de nommer quelqu’un d’autre en tête du groupe libre. Procéder comme pour renommer un groupe libre et modifier le champ “administré par” pour sélectionner un nouvel administrateur.

Rattacher des élèves et enseignants à une classe :

Le rattachement des élèves ou des enseignants aux classes peut être déjà réalisé automatiquement par le biais des données issues de l’annuaire académique.

S’il s’agit de classes créées manuellement, voici comment procéder :

 

capture-du-2016-12-27-09-28-29

Commencer par cliquer sur le nom de la classe concernée. La page propose alors 2 onglets : le 1er, activé par défaut, rassemble les élèves déjà présents dans la classe et le 2nd rassemble les enseignants déjà présents.

La colonne de droite permet d’ajouter les élèves et les enseignants dans la classe : choisir l’onglet “élèves” pour ajouter les élèves, et choisir l’onglet “enseignant” pour ajouter des enseignants.

Les élèves ne pouvant être dans 2 classes à la fois, il est normal de ne voir aucun élève disponible pour l’ajouter à une classe si tous les élèves ont déjà été rattachés à leur classe respective.

Un moteur de recherche permet de rechercher un élève ou un enseignant (selon l’onglet actif) par son nom ou son prénom.

Pour ajouter un élève ou un enseignant, cliquer sur le capture-du-2016-12-27-10-04-05 . Il est alors ajouté dans la partie centrale.

caution-153607_960_720 Attention, quand un enseignant est ajouté à une classe, la première matière de la liste des matières lui est attribué. Il est donc recommandé de vérifier la matière choisie et de la modifier si besoin.

Rattacher des élèves et enseignants à un groupe d’élèves :

Le rattachement des élèves ou des enseignants aux groupes d’élèves peut être déjà réalisé automatiquement par le biais des données issues de l’annuaire académique.

S’il s’agit de groupes d’élèves créés manuellement, voici comment procéder :

capture-du-2016-12-27-10-10-22

Commencer par cliquer sur le nom du groupe d’élèves concerné. La page propose alors 2 onglets : le 1er, activé par défaut, rassemble les élèves déjà présents dans le groupe et le 2nd rassemble les enseignants déjà présents.  La colonne de droite permet d’ajouter les élèves et les enseignants dans la classe : choisir l’onglet “élèves” pour ajouter les élèves, et choisir l’onglet “enseignant” pour ajouter des enseignants.

Un moteur de recherche permet de rechercher un élève ou un enseignant (selon l’onglet actif) par son nom ou son prénom et, sur l’onglet “élèves”, un filtre par classe permet de rechercher les élèves d’une même classe de l’établissement. Il n’est pas possible d’ajouter au groupe tous les élèves d’une même classe en un clic : il faut procéder élève par élève.

Pour ajouter un élève ou un enseignant, cliquer sur le capture-du-2016-12-27-10-04-05.

caution-153607_960_720 Attention, quand un enseignant est ajouté à un groupe d’élèves, la première matière de la liste des matières lui est attribué. Il est donc recommandé de vérifier la matière choisie et de la modifier si besoin.

Rattacher des personnes à un groupe libre :

Seul l’administrateur du groupe libre peut ajouter des membres.

Comme pour les groupes précédents, la partie centrale affiche les membres du groupe libre. La colonne de droite permet de rechercher des utilisateurs et de les ajouter à l’aide du bouton capture-du-2016-12-27-10-04-05.  Un filtre par établissement et un moteur de recherche permettent de rechercher des utilisateurs par établissement et par leur nom ou prénom.capture-du-2016-12-27-09-32-42

Retirer des membres d’une classe ou d’un groupe d’élèves :

Pour retirer un élève, dans la liste des membres de la classe ou du groupe d’élèves, sur l’onglet “élèves”, cliquer sur la capture-du-2016-12-27-12-12-08 située à droite de son nom.

Pour retirer un enseignant, sur l’onglet “enseignants” de la liste des membres de la classe ou du groupe d’élèves, cliquer sur la capture-du-2016-12-27-12-12-08 située à droite du nom de sa matière. Si l’enseignant enseigne plusieurs matières, il ne sera retiré que lors de la suppression de sa dernière matière.

Retirer des membres d’un groupe libre :

Pour retirer un membre d’un groupe libre, il faut être administrateur.

Dans la liste des membres du groupe libre, cocher le ou les membres à désinscrire, puis appuyer sur le bouton suppr.

Supprimer des classes, des groupes d’élèves et des groupes libres :

Cocher le(s) classes, groupe(s) d’élèves ou groupe(s) libre(s) et utiliser le bouton suppr pour les supprimer.

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Attention ! Les groupes d’élèves et les classes créés par le biais de l’alimentation automatique ne peuvent pas être supprimés si leur date de création est antérieure au 15 juillet de l’année avant la date de la rentrée en cours (exemple : pour l’année scolaire 2016-2017, seules les classes et groupes d’élèves créés avant le 15 juillet 2016. pourront être supprimés. En dehors de ces cas, les regroupements créés manuellement peuvent être supprimés.

5- Paramétrer les ressources numériques :

ressources

Le bouton ajouter permet de rendre accessible une ressource numérique aux utilisateurs de l’établissement, sous réserve d’avoir ajouté la tuile “ressources numériques” sur son portail.

Pour ajouter une ressource numérique, il est impératif de renseigner une date de début et de fin d’abonnement, peu importe que la ressources soit gratuite ou payante.

Le bouton suppr permet de supprimer l’accès à une ressource numérique. Pour cela, cocher la/les ressource(s) puis appuyer sur le bouton rouge.ressources num

 

 

 

Exporter – Importer les contacts de votre boîte mail

Exporter ses contacts

Capture du 2016-06-17 09-49-13Se rendre sur le webmail de Laclasse.com  par le biais du lien “Courriel” situé en haut à droite du site.

Capture du 2016-06-14 08-44-26Pour plus de confort, cliquer sur le bouton “Plein Ecran” pour l’ouvrir en pleine page.

Capture du 2016-06-17 09-46-29Cliquer sur le bouton “Carnet d’adresses”, situé en haut à droite de la page.

 

Si vous en avez plusieurs, sélectionner le carnet d’adresses à exporter dans la partie “Groupes” située dans la colonne à gauche, sinon choisir le carnet “Adresses personnelles”.

Capture du 2016-06-17 09-50-52 Cliquer sur le bouton “Exporter les contacts au format vCard”. Un fichier intitulé “rcube_contacts.vcf” est alors téléchargé sur votre ordinateur.

 

Importer ses contacts sur sa messagerie Laclasse.com à la rentrée de septembre 2016

 

Capture du 2016-06-17 10-20-38Une fois authentifié, cliquer sur la tuile “Webmail” pour ouvrir l’outil en pleine page.

 

Capture du 2016-06-17 10-18-47Ouvrir le carnet d’adresses à l’aide du picto du même nom situé en haut à droite de la page.

 

Capture du 2016-06-17 10-48-47Il faut savoir que la nouvelle version du webmail crée automatiquement des groupes d’adresses de votre/vos établissement(s), des personnels de l’établissement, de vos classes, groupes d’élèves, et de vos groupes libres.

 

importerCliquer ensuite sur le bouton “Importer”. A l’aide du bouton “Sélect. fichiers”, aller choisir le fichier qui a été enregistré précédemment sur votre ordinateur (“rcube_contacts.vcf”).

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Choisir d’importer ou de ne pas importer les affectations de groupes et cocher la case en-dessous si ce carnet d’adresse doit écraser votre carnet d’adresses existant (cette action ne supprimera pas pour autant les groupes de contacts de l’établissement qui sont créés automatiquement).

Valider par le bouton “Importer”.

 

 

 

Ce qu’il faut retenir concernant sa boîte mail Laclasse.com au 5/07/2016

Au 5 juillet 2016, le site Laclasse.com sera arrêté afin de permettre aux développeurs d’installer à la place le nouveau site de Laclasse.com durant l’été.

Tous les titulaires actuels d’une boite mail de type ….@laclasse.com  peuvent être intéressés par ce tutoriel, qu’ils soient destinés à utiliser la nouvelle version de l’ENT (établissements scolaires localisés sur le territoire de la Métropole) ou qu’ils soient destinés à utiliser un autre ENT (établissements scolaires hors Métropole). Il vous transmettra, selon les différents profils d’utilisateurs, les informations nécessaires pour préparer les changements à venir.

Pour rappel, les parents d’élève n’ont pas de compte mail hébergé par Laclasse.com et ne sont donc pas concernés par cet article.

 

  • 1_ En septembre 2016, vous serez enseignant, personnel administratif, ou élève dans un établissement situé en-dehors de la Métropole :

Dans votre cas, vous ne pourrez plus utiliser votre compte laclasse.com ni votre compte mail au-delà du 5/07/2016. Vous devrez alors vous tourner vers un autre fournisseurs de messagerie. Si vous êtes enseignant, vous pourrez privilégier l’utilisation de votre boîte mail académique.

Aucun transfert automatique de mails ou de contacts ne sera effectué par nos techniciens.

Si vous souhaitCapture du 2016-06-16 11-25-23ez conserver certains mails importants, il suffit d’utiliser la fonction “transférer à…”  sur chacun de ces mails pour les transférer à une autre adresse mail de votre choix. Si vous avez besoin de conserver l’intégralité des mails de votre boîte Laclasse.com, le plus simple est de paramétrer (avant le 5/07 !) son compte mail Laclasse sur un logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird, Mail…) en utilisant le serveur entrant imap.laclasse.com pour afficher et copier l’intégralité de votre compte mail sur votre ordinateur, une clé usb ou un disque dur externe… Vous trouverez sur ce lien les paramètres à renseigner pour configurer votre compte sur un logiciel de messagerie. Si vous souhaitez sauvegarder vos contacts, voici le tutoriel qui vous explique comment exporter – importer vos contacts.

 

  • 2_ En septembre 2016, vous serez élève dans un établissement situé sur le territoire de la Métropole. Les données de votre compte mail actuel  (de type …@v3.laclasse.com ou …@laclasse.com) ne seront pas sauvegardées. Un nouveau compte mail vous sera attribué à la rentrée. Si vous souhaitez sauvegarder des mails ou des contacts de votre boîte mail actuelle, suivez les indications données dans le paragraphe 1.

 

  • 3_ En septembre 2016, vous serez enseignant dans un établissement situé sur le territoire de la Métropole et vous avez utilisé le site actuel de Laclasse.com cette année. Vous aurez une adresse mail principale de type prenom.nom@laclasse.com. Votre adresse mail Laclasse.com utilisée jusqu’à présent ainsi que les données de ce compte seront conservées sur le nouveau site que vous utiliserez en septembre 2016. Cependant vos contacts ne seront pas sauvegardés mais vous pouvez les exporter de votre boîte actuelle pour les ré-importer sur votre compte à la rentrée. Voici le lien vers un tutoriel qui explique comment procéder. Si vous utilisez habituellement un logiciel de messagerie pour consulter votre boîte mail de Laclasse.com, vous continuerez d’y accéder même durant l’été, mais il se peut qu’il y ait quelques perturbations durant l’été lors des migrations de site. Une fois le changement opéré, certains paramètres seront à modifier dans votre logiciel de messagerie pour pouvoir accéder à nos serveurs de réceptions et d’envois de mail. Vous trouverez toutes les indications sur cet article. Les adresses autres que l’adresse de type prenom.nom@laclasse.com seront maintenues toute l’année scolaire 2016-2017 pour vous laisser le temps de communiquer à vos contacts votre nouvelle adresse prenom.nom@laclasse.com et elles seront supprimées après juillet 2017 pour ne conserver que l’adresse prenom.nom@laclasse.com.

 

  • 4_ En septembre 2016, vous serez enseignant dans un établissement situé sur le territoire de la Métropole et vous avez utilisé le site de test de la Laclasse.com cette année (https://v3.laclasse.com). Vous aurez une adresse mail principale de type prenom.nom@laclasse.com. Votre adresse mail …@v3.laclasse.com sera conservée ainsi que le contenu de cette boîte, et vous conserverez également l’adresse mail associée au compte que vous  aviez sur le site actuel de www.laclasse.com, mais son contenu ne sera pas sauvegardé puisque vous aviez toute l’année 2015-2016 pour préparer sa suppression. Vous avez la possibilité d’exporter vos contacts pour les réimporter dans la future version du site. Voici le lien vers le tutoriel qui explique comment procéder.  Si vous utilisez habituellement un logiciel de messagerie pour consulter votre boîte mail de v3.laclasse.com, vous continuerez d’y accéder même durant l’été, mais il se peut qu’il y ait quelques perturbations durant l’été lors des migrations de site. Une fois le changement opéré, certains paramètres seront à modifier dans votre logiciel de messagerie pour pouvoir accéder à nos serveurs de réceptions et d’envois de mail. Vous trouverez toutes les indications sur cet article. Les adresses autres que l’adresse de type prenom.nom@laclasse.com seront maintenues toute l’année scolaire 2016-2017 pour vous laisser le temps de communiquer à vos contacts votre nouvelle adresse prenom.nom@laclasse.com et elles seront supprimées après juillet 2017 pour ne conserver que l’adresse prenom.nom@laclasse.com.

Sauvegarder son cahier de textes

Capture du 2016-06-13 11-07-16

Un bouton “année complète” apparaît sur la page de l’onglet “cahier de textes” qui permet d’afficher à l’écran le cahier de textes d’une ou plusieurs de ses classes avec sa/ses matière(s) (selon le filtrage de classe qui est activé).

Vous pouvez ensuite utiliser la fonction d’impression de votre navigateur pour imprimer ou enregistrer en pdf (si les logiciels gratuits Cute pdf ou pdf Creator ont été installés sur l’ordinateur).