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Les permissions et les partages dans les espaces documents

Dans cet article, vous retrouverez le fonctionnement des différents espaces de documents en fonction des droits spécifiques par utilisateur

L’usage des partages et permissions sera également expliqué, en montrant leur utilisation dans différents contextes.

 

Les droits dans les espaces documents

Dans l’outil “documents”, il existe 7 espaces documents bien distincts sur lesquels chaque utilisateur a des droits en lecture et écriture spécifiques, voici le tableau synthétique :

Voici quelques précisions sur des fonctionnalités et cas précis :

  • Les droits hérités : lorsque vous obtenez les droits d’un dossier parent, vous obtenez automatiquement les droits aux dossiers enfant. (comme sur le schéma ci-dessous)

  • Le cadenas : exprime que l’utilisateur peut voir le dossier mais qu’il ne peut pas le modifier. Cependant, il est possible qu’il ait des droits d’écriture dans des dossiers “enfants”.

 

Les permissions

Les permissions permettent de changer les droits d’accès d’un type d’utilisateur à un document.
Au départ, tous les utilisateurs ont les droits de base sur la plateforme (tableau ci-dessus). Les permissions vont permettre de créer des exceptions.

Dossiers parent : lorsque vous donnez la permission à un dossier parent, automatiquement, vous donnez les droits aux dossiers enfants qu’il contient.

Par exemple : Dans les classes et groupes d’élèves, les élèves  ont les droits de lecture, la permission peut permettre aux enseignants d’ouvrir le droit des élèves à l’écriture.

Pour connaître la démarche de permission : Tuto de la DANE sur la gestion des droits (permissions)

Les partages

Le partage vous permet de rendre disponible des fichiers ou des dossiers à d’autres utilisateurs qui n’appartiennent pas au groupe initial. Les éléments partagés apparaissent alors dans le dossier “Partagés avec moi” (situé tout en bas de l’arborescence, au-dessus de la corbeille).

Pour partager, il vous faut sélectionner les destinataires du partage :

  • Directement un ou plusieurs utilisateurs avec leurs nom et prénom
  • Tous les élèves d’un groupe (classes, groupes d’élèves ou groupes libres) ou les parents des élèves d’un groupe
  • Certains profils d’utilisateurs (exemple : tous les enseignants de l’établissement, le personnel de direction)

Lien public : vous pouvez partager des éléments par un lien public en choisissant d’ouvrir les droits de lecture ou d’écriture, pour cela, il vous suffit de générer l’URL de partage et l’envoyer aux personnes souhaitées. Dans ce cas là, les éléments n’apparaissent pas dans un quelconque dossier “Partagés avec moi”.

Cas spécial : Si un utilisateur accède à un document par un lien de partage public sans être connecté alors l’utilisateur est anonyme.

Attention : Veillez aux droits que vous conférez lorsque vous partagez des documents, en effet, avec les droits en écriture, les utilisateurs peuvent les modifier, les déplacer, les supprimer.

De même, la copie d’un fichier partagé copie aussi ses propriétés initiales

Pour connaître la démarche de partage : Tuto sur le partage de documents

En lien avec l’outil documents : modifications sur l’outil documents

 

L’actualité de votre ENT – confinement semaine#3

Bonjour,

Après 3 semaines de mise en oeuvre de la continuité pédagogique, vous êtes nombreux à avoir mis en place de petites routines pour dialoguer et faire travailler les élèves. L’utilisation de la messagerie, des documents et des blogs continue d’augmenter et nous observons cette semaine une montée en puissance de l’usage des écoles (1er degré) sur l’ENT, elles sont 41 à utiliser les outils en ligne !

Côté développement, voici quelques unes des dernières nouveautés de laclasse.com  :

  • des optimisations ont encore été menées dans l’outil de messagerie, notamment sur l’accès au carnet d’adresse.
  • l’outil de visio a été stabilisé et amélioré (voir le tutoriel) :
    • vous pouvez maintenant administrer des canaux d’échange, les rendre privés ou publics et maitriser vos invités
    • l’historique du tchat peut être récupéré
    • l’avatar des utilisateurs s’affiche (en mode connecté)
    • il est possible d’entrer dans le salon de discussion sans caméra ni micro , et ces périphériques sont coupés par défaut en entrant dans le salon.
  • vous trouverez quelques améliorations dans les docs comme la possibilité de copier-coller d’une fenêtre ou d’un navigateur à l’autre (cela ne fonctionne pas pour couper le document)
  • Dans le panneau d’administration, vous pouvez désormais voir les dates et horaires des derniers accès des utilisateurs. Cette valeur est mise à jour à chaque connexion mais aussi une fois par heure à chaque activité de l’utilisateur.

La DANE continue également de se mobiliser pour accompagner les enseignants dans la continuité pédagogique :

  • le webinaire #3 aura lieu Mardi 7 avril sur l’usage des blogs
  • une permanence virtuelle est organisée tous les jours de 10h à 11h et de 15h à 16h. Ouverte à tous les personnels de direction, et les enseignants, elle permet de répondre répondre à toutes les questions sur les usages et les outils numériques : https://framaclic.org/h/aide-en-ligne

La rencontre du vendredi 3 avril a permis de parler des détails de chaque nouvelle fonctionnalité, et de répondre à plusieurs questions (voir le compte-rendu). La prochaine session de rencontre aura lieu le 17 avril.

Bonne nouvelle semaine à toutes et tous !

Organiser une Visio conférence

L’outil de visioconférence de laclasse.com est un outil de communication vidéo en simultanée.

En créant un salon de discussion (appelé canal), vous ouvrez un lien internet que vous pouvez rendre public ou privé, puis partager à vos groupes dans ou en dehors de l’ENT.

1 – créer un canal vidéo

Vous pouvez créer des espaces vidéos publics ou privés. Les espaces publics sont accessibles en dehors de l’ENT, en mode invité, avec ou sans votre présence, alors que les espaces privés sont restreints à certains utilisateurs de l’ENT que vous choisissez.

2 – partager le Canal avec vos groupes

L’option de partage permet de rendre accessible un canal de discussion aux autres utilisateurs.

Il y a plusieurs façon de sélectionner les destinataires d’un partage :

  • Par utilisateur > choix parmi les personnes de votre annuaire
  • Par groupe > choix parmi les personnes d’une classe, d’un groupe d’élèves, d’un groupe libre
  • par établissement > certains profils d’utilisateurs dans le ou les établissements auxquels vous êtes rattachés (par exemple les parents ou les enseignants

Pour chaque partage vous pouvez décider que les utilisateurs seront invités (rejoindre la visio) ou administrateurs (partage de la gestion du canal)

Attention : lorsque vous partagez avec le droit d’administrateur, les utilisateurs peuvent gérer le canal de discussion avec vous et donc peuvent le supprimer.

Les canaux partagés apparaissent alors dans la rubrique “partagés avec moi” des personnes que vous avez ajoutées.

3 – Gérer et animer la visioconférence avec les utilisateurs

Une fois le canal créé, donnez rendez-vous à vos participants. Vous pouvez :

  • partager votre écran
  • couper le micro d’un participant pour ne plus l’entendre
  • développer une conversation écrite instantanée et identifiée
  • voir les vidéos de tous les participants et cliquer sur leur image pour qu’elle s’affiche en grand

voir le tutoriel de la DANE

Quelques points de vigilance pour que cela fonctionne au mieux :

  • une visio conférence est plus facile à animer à moins de 10 personnes
  • Pour économiser la bande passante, n’hésitez pas à couper votre vidéo
  • Pour pouvoir utiliser l’outil de visio, il faut impérativement avoir une webcam et / ou un micro sinon l’accès à un canal de visio ne peut pas se faire.
  • Sur ordinateur, il est recommandé d’utiliser le navigateur Chrome ou sinon Firefox. Sur smartphone ou tablette, il est recommandé d’utiliser Chrome (sous Android) et Safari (sous IOS / Iphone) pour les dernières versions. La visio ne fonctionne actuellement pas sous Internet Explorer ni sous Edge (sauf toute dernière version).
  • Pour récupérer l’historique du tchat, il est possible de copier-coller tout l’historique de la conversation tant que l’on est  sur la même fenêtre et même connexion, sinon il est possible de visualiser jusqu’à 100 messages tapés maximum.

 

 

 

L’actualité de votre ENT – confinement semaine#2

Après une première semaine de découverte des différents outils pédagogiques en ligne, cette semaine #2 a permis de mettre en oeuvre les habitudes de la continuité pédagogique avec les élèves et les collègues.

42 collèges ont généralisé l’usage de laclasse.com et vous êtes toujours un peu plus de 23 000 à vous connecter chaque jour, générant 10Millions de requêtes quotidiennes.

Côté technique, plusieurs fonctionnalités ont encore évolué :

  • pour vous faciliter les échanges de document avec les élèves :
    • le dossier rendu permet maintenant de rendre des corrections, et d’envoyer une notification mail automatique lorsqu’une correction est déposée
    • vous pouvez maintenant rechercher par adresse e-mail
  • ont été ajouté dans les formulaires :
    • la possibilité d’ajouter tous les types de media (pdf, i frame)
    • le tri par colonne pour les réponses (et deux colonnes pour le nom et prénom des répondants)
  • la messagerie a été très chargée cette semaine. Pour l’optimiser, les développeurs ont travaillé sur :
    • l’optimisation de la récupération des adresses
    • la complétion automatique des contacts activée à partir de 4 caractères au lieu de 1 caractère précédemment
    • mise en place d’un système de cache pour les récupérations des données d’annuaire
  • l’outil de visio contient maintenant des fonctionnalités d’administration :
    • vous pouvez créer un canal dédié puis le partager ouvert ou fermé de manière à mieux gérer vos participants. Voir le tuto
    • l’historique du chat est visible et conservé pour l’ensemble des membres quelque soit leur moment d’arrivée

Les développeurs continuent de travailler dur pour résoudre d’éventuels dysfonctionnements, et intégrer de nouvelles fonctionnalités (un outil de tchat prochainement).

Les rendez-vous du vendredi matin continuent en visio pour les interessé.e.s. Le compte rendu de la session du 27 Mars est disponible ici.

Bonne semaine!

L’équipe laclasse.com

 

Les bonnes pratiques pour éviter la surcharge

Avec plus de 59 millions de requêtes cette semaine (soit 6 fois plus que d’habitude), les serveurs de laclasse.com sont fortement sollicités.

Afin d’éviter de saturer la bande passante, et de limiter les effets du stockage de documents, voici 8 bonnes pratiques que chacun peut mettre en place pour alléger les serveurs et fluidifier le service.

8 bonnes pratiques en infographie :

Les 8 bonnes pratiques :

  • Favorisons les liens web plutôt que les téléchargements et stocker uniquement les éléments nécessaires
  • Soyons attentifs à la taille de nos fichiers, la meilleure des manières est de ne pas stocker ce qui est inutile, mais nous pouvons aussi compresser des fichiers (exemple : ZIP) (voir le tutoriel pour alléger le poids d’une photo)
  • Limitons, trions et supprimons nos mails inutiles (en plus, c’est un petit geste pour la planète). Pour les utilisateurs les plus avancés, vous pouvez paramétrer la messagerie sur un logiciel de messagerie (en pop3) (voir le tutoriel)
  • Soyons patients, si une fenêtre vous semble figée c’est qu’elle est en train de se charger. 1 clic suffit pour charger la page
  • En visio : désactivons la vidéo au profit du micro (voir le tutoriel de l’outil visio)
  • En visio : 5 personnes max en simultané avec la video, c’est plus fluide
  • Téléchargeons le fichier OnlyOffice pour le modifier (s’il n’y a pas besoin d’écrire à plusieurs en simultané) et fermer les fichiers collaboratifs une fois utilisés
  • Réduisons la taille et le nombre de nos SMS (un SMS de plus de 160 caractères se transforme en 2 SMS)

Si un maximum de personnes met en place ces usages, cela allégera les serveurs et l’accès à laclasse.com sera davantage simplifié.

L’actualité de votre ENT confinement semaine#1

Chers tous et toutes,

Après cette semaine assez spéciale dans l’organisation pédagogique, vous avez été nombreux et nombreuses à utiliser votre ENT pour assurer la continuité pédagogique.

Nous avons enregistré 59Millions de requêtes cette semaine (soit 6 fois plus d’habitude), et vous êtes environ 25 000 à utiliser laclasse.com chaque jour. Malgré cette forte demande, votre ENT a tenu bon et continue de répondre à vos nouveaux besoins !

Pour améliorer les possibilités de travail à distance, voici les dernières nouveautés mises en place :

  • Nous optimisons encore l’ENT pour qu’il tienne à la fois la charge et que vous puissiez stocker vos documents. Cela nous permet pour le moment de ne pas vous imposer de créneau d’usage par catégorie d’utilisateur comme cela est fait dans d’autres académies :
    • nous avons alloué de nouveaux espaces serveurs
    • réorganisé les serveurs et les sauvegardes de manière à obtenir plus de marge de manoeuvre et anticiper les demandes futures
    • résolu quelques micro-erreurs pour vous assurer un accès plus rapide et fonctionnel
  • En termes d’usages, quelques nouveautés ont vu le jour :
    • Vous pouvez désormais rendre des copies individuellement via l’outil documents/rendus. Une notification sera envoyée automatiquement aux élèves par e-mail. (voir le tutoriel)
    • De nouvelles fonctionnalités d’édition sont disponibles dans les formulaires (voir le tutoriel sur les formulaires)
    • Nous augmentons les capacités de vos blogs en cas de besoin

Dans les tiroirs cette semaine, nous travaillons sur un outil de chat, de nouvelles fonctionnalités pour la visio etc.

Pour être solidaires, n’oubliez pas de respecter quelques bonnes pratiques d’usage comme de vider vos messageries, éviter de faire des visioconférences en video à plus de 5 personnes (utilisez le micro!), éviter de charger plusieurs fois la même page si elle tarde à s’afficher.

Pour mettre en oeuvre la continuité pédagogique, les espaces suivants sont édités et mis à jour régulièrement :

En enfin, pour répondre à toutes vos questions, des rendez-vous hebdomadaires en visio sont organisés tous les vendredi de 10h à 12h pour les administrateurs de l’ENT (plus d’informations par e-mail) (voir le compte-rendu interactif de la réunion du 20 mars).

En vous souhaitant une bonne semaine !

Actualité de l’équipe de l’ENT pour assurer la continuité pédagogique

Comme indiqué par le rectorat, l’ENT laclasse.com est disponible pour vous fournir les outils de communication et pour favoriser la continuité pédagogique dans vos établissements.

Pour faciliter la prise en main des fonctionnalités de laclasse.com, nous vous invitons à visiter les pages suivantes :
– Se former sur laclasse.com : Le support de formation publié sur le site de la DANE
– Tutos vidéos pour prendre en main l’ENT : L’espace peertube de l’académie et Le blog du collège des Iris
– Les essentiels pour assurer la continuité pédagogique avec laclasse.com : l’article du blog de laclasse.com

La plateforme www.laclasse.com, tout comme les autres services numériques, est déjà particulièrement sollicitée et cela pourrait occasionner des difficultés techniques d’accès aux serveurs. Toute notre équipe est mobilisée à distance pour résoudre les éventuels problèmes techniques liés à la montée en charge des usages et répondre à vos questions.

De votre côté, vous pouvez nous aider à limiter les problèmes de surcharge en respectant les quelques bonnes pratiques suivantes :
– favoriser le stockage de fichiers compressés
– ne stocker que les éléments nécessaires et favoriser les liens web plutôt que des fichiers téléchargés
– éviter d’utiliser les outils de visioconférence à plus de 4 ou 5 personnes
– quitter les fenêtres de vos documents collaboratifs lorsque vous ne les utilisez plus
– éviter de recharger de façon trop répétée les pages lorsqu’elles mettent du temps à se charger

Nous vous tiendrons régulièrement informés des avancements des opérations réalisées par nos équipes.

Si vous avez besoin d’une assistance spécifique, vous pouvez contacter la DANE ou nos équipes à l’adresse support@laclasse.com.

Hour of Code : 3000 élèves sensibilisés à la programmation

Du 9 au 15 décembre, plus de 3000 élèves de 6ème des collèges de la Métropole de Lyon ont participé à l’opération mondiale Hour of Code.

Infographie-HoC.png

Depuis 3 ans,  laclasse.com est fière d’être partenaire de cette opération qui permet aux élèves de découvrir la programmation par le jeu à l’aide de Minecraft, et de Scratch. La rencontre avec les étudiants des écoles d’informatique de la région a permis de montrer que filles comme garçons ont leur place dans les domaines du numérique et de la programmation.

Pour plus de détail sur ce bilan et l’opération, rendez-vous sur le site de LDigital.

La tuile docs fait peau neuve !

À partir de cette semaine, votre espace de stockage personnel et partagé : la tuile Docs évolue pour vous offrir de nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Suite à vos demandes, vous pouvez désormais ouvrir, éditer et modifier des documents collaboratifs directement dans votre navigateur. Plus besoin de télécharger les fichiers, ils s’enregistrent directement dans votre espace et vous pouvez écrire à plusieurs, en même temps.

L’ergonomie a été repensée. Vous pouvez interagir avec vos documents à l’aide d’un clic droit ou bien des boutons de sélection. L’interface est plus moderne et affiche les aperçus de vos documents.

Enfin, à l’aide de la recherche vous pouvez retrouver facilement et accéder rapidement à vos différents dossiers et fichiers par mot clé. Le mode liste permet de les trier par date, type ou droits pour faciliter le stockage.

De nombreuses autres nouveautés se cachent dans les détails, nous vous invitons à aller les découvrir et à nous faire des retours sur ce nouvel outil.

Retrouvez ci-dessous un tutoriel publié sur la chaine Peertube de la DANE :

L’équipe laclasse.com

Atelier de co-design du cahier de textes de votre ENT

Bonjour,

Peut-être avez-vous déjà utilisé l’outil cahier de textes de Laclasse.com dans le passé ? peut-être l’utilisez-vous actuellement ? Peut-être utilisez-vous un autre outil ? Ou peut-être même que vous pensez que le cahier de textes ne vous concerne pas vraiment ?

Serait-il possible d’inventer un outil de cahier de textes, qui rendrait d’autres services en plus que celui de partager des séquences pédagogiques et des devoirs à faire aux élèves et aux parents d’élèves ?

Nous souhaitons faire évoluer notre outil de cahier de textes sur Laclasse.com et c’est tout naturellement que nous avons pensé à vous pour nous aider, par votre expérience et votre expertise, à imaginer le cahier de textes de vos rêves !

Nous vous invitons à participer à un atelier de co-design le mercredi 9 janvier 2019 de 14h à 17h
en salle de créativité, au rez-de-chaussée de l’immeuble Grand Angle, situé au 208bis rue Garibaldi à Lyon 3.
L’atelier sera co-animé par Nod-A et l’équipe de Laclasse.com.

Afin que cette rencontre soit la plus complète possible, nous avons invité des personnes de tout profil : enseignant de collège et école, responsable d’établissement scolaire, élève, association d’aide aux élèves à besoin particulier, DANE…
Si vous souhaitez contribuer, nous vous remercions de confirmer votre présence par courriel avant le lundi 7 janvier à 17h.

Au plaisir de vous y voir !
l’équipe laclasse.com