Pour administrer l’établissement, vous devez avoir un compte avec un profil “direction” ou avoir les droits d’administrateur d’établissement”.
Cliquer sur la tuile « Panneau d’administration ».
Le panneau d’administration s’affiche et propose différentes possibilités en fonction du profil (enseignant, personnel de direction, …) et du rôle sur l’ENT (administrateur de l’établissement).
Le panneau d’administration permet :
- d’ajouter des éléments à la fiche d’identité de son établissement;
- de surveiller les statistiques de son établissement sur l’ENT
- de suivre la création et les mises à jour des comptes qui sont alimentés automatiquement par l’annuaire académique ou de créer des comptes élèves par le biais de fichiers .csv, ou de créer manuellement les comptes un par un;
- de paramétrer les droits sur les comptes utilisateurs (attribuer les droits d’administrateur d’établissement);
- de réinitialiser les mots de passes des comptes en cas d’oubli du mot de passe;
- de créer et modifier les regroupements (classes, groupes et groupes libres), et vérifier les regroupements créés par l’alimentation automatique par l’annuaire académique.
- de créer et modifier les blogs de l’établissement, des classes et des groupes.
1- Ajouter des éléments à la fiche d’identité de son établissement :
Pour vérifier les données d’identité de l’établissement, il faut se rendre sur la rubrique “gestion des établissements” et rechercher son établissement. Double-cliquer sur son établissement pour ouvrir la fenêtre d’édition de l’établissement.
Au bas de la fenêtre, il est possible de choisir une image pour identifier son établissement. Cette image apparaît en arrière-plan des tuiles sur le portail.
Le bouton “+” du champ “Flux RSS” permet d’ajouter de nouveaux flux RSS pour tous les membres de l’établissement. Ces flux d’actualités apparaissent sur la colonne gauche du portail.
Le champ “AAF Activé” permet d’activer l’alimentation automatique des comptes et de la structure de l’établissement par le biais de données de l’annuaire académique. Pour l’instant, l’alimentation automatique n’est possible que pour les collèges publics ou privés sous contrat. D’ici peu, les écoles publiques pourront aussi être alimentées automatiquement par l’annuaire académique.
- Si vous êtes dans un collège de la Métropole qui n’a encore jamais activé l’alimentation automatique des comptes et groupes par l’annuaire académique, le chef d’établissement doit renseigner l’application “Fiche Registre RGPD” sur son portail ARENA. Une fois cette étape réalisée, il doit envoyer un mail à support@laclasse.com, ent2d-cnil@ac-lyon.fr et dane@ac-lyon.fr pour informer que la fiche Registre RGPD est renseignée, ce qui autorisera l’académie à nous transmettre les données de l’annuaire académique concernant votre établissement.
- Si vous êtes dans un collège de la Métropole qui a déjà activé l’alimentation automatique, les comptes personnels, élèves et parents, les regroupements et les rattachements aux groupes sont alimentés.
- Si vous êtes dans un établissement privé qui n’est pas sous contrat ou une école primaire, vous ne pouvez pas alimenter les comptes par l’annuaire académique mais vous pouvez créer les comptes élèves et les classes par le biais d’un import de fichier exporté de votre base élève, enregistré au format .csv.
Chaque été, de mi-juillet aux environs du 20 août, l’académie suspend l’envoi des données à l’ENT et les mises à jour automatiques sont désactivées l’été et sont ré-activées vers le 20 août.
3- Paramétrer les comptes utilisateurs :
Rechercher des comptes :
La rubrique “gestion des utilisateurs” permet de rechercher et d’intervenir sur les comptes. Le moteur de recherche situé au-dessus de la liste des utilisateurs de l’établissement permet de faire une recherche sur le “nom”, “prénom”, et “identifiant”. Il est possible aussi de filtrer par “profils” et/ou par “regroupements à l’aide de la loupe située sur la droite du moteur de recherche et de modifier le nombre de résultats affichés par page.
Un clic-gauche sur certaines entêtes du tableau permet de modifier l’ordre d’affichage des résultats. Un clic-droit sur l’une des entêtes du tableau permet de choisir un ordre de tri en cumulant plusieurs critères.
Exporter les données issues du résultat d’une recherche :
Les résultats d’une recherche apparaissent dans le tableau de la gestion des utilisateurs. Il est possible d’exporter ces données dans un fichier au format .xml ou .csv. Pour cela, cocher les résultats à prendre en compte dans l’export et appuyer sur le bouton 
.
Attention de modifier si besoin le nombre de résultats affichés par page afin que tout apparaisse sur une seule page car la sélection ne peut se faire que sur une seule page à la fois.
Cet export en format .csv pourra alors être utilisé pour faire correspondre les identifiants sur d’autres logiciels tel que Saccoche, etc…
Créer un compte utilisateur manuellement :
Le bouton “+” situé à gauche de votre nom de profil (en haut à droite du site) permet de créer un utilisateur manuellement, peu importe si l’alimentation automatique est activée ou pas.
Attention ! si un compte peut être généré par le biais de l’alimentation automatique, il est fortement recommandé de ne pas le créer manuellement car il a de fortes probabilités pour que le site génère un doublon lorsque les données de l’annuaire académique permettront de le créer automatiquement.
Renseigner tous les champs et sélectionner un profil qui lui correspond le mieux.
Créer massivement des comptes utilisateurs par fichier .csv :
Voici le lien vers le tutoriel qui détaille cette procédure.
Modifier des comptes utilisateurs :
Pour intervenir sur un compte, il suffit de double-cliquer sur son nom, ou de faire un clic (gauche ou droit) > éditer” pour ouvrir son profil et le modifier.
Pour intervenir sur plusieurs comptes utilisateurs, il suffit de le(s) cocher et ensuite d’utiliser les boutons situés en haut du tableau.
Il est possible d’utiliser le fichier d’export des données utilisateurs pour créer, par vos soins, un mailing pour communiquer les mots de passe par défaut et identifiants aux élèves.
4- Paramétrer les classes et les groupes :
La rubrique “gestion des groupes” du “panneau d’administration” affiche par défaut vos groupes. Si vous êtes administrateur d’établissement et souhaitez voir les groupes de l’établissement, utilisez les filtres de recherche en cliquant sur la loupe, située en haut à droite du tableau.
En double-cliquant sur l’un des groupes, vous pouvez éditer le groupe depuis l’onglet “détail”
et vérifier ou modifier les membres depuis l’onglet “membres”. Le signe “+” en haut à droite du tableau permet d’ajouter de nouveaux membres au groupe.
Si vous souhaitez ajouter des enseignants dans une classe de primaire, il est nécessaire de lui attribuer le rôle d’enseignant dans la classe/groupe d’élèves et de lui attribuer la matière “toutes les matières”. Ainsi, il pourra utiliser l’outil cahier de textes de Laclasse.com sans difficultés.
Attention de ne pas oublier d’enregistrer vos modifications à l’aide du bouton “enregistrer” situé en haut à droite de chaque fenêtre d’édition ou d’ajout de membre.
En cochant plusieurs groupes, vous pouvez afficher le bouton “supprimer” en haut du tableau qui permet de supprimer les groupes sélectionnés à l’aide des boutons .
Lorsque l’établissement est alimenté automatiquement par l’annuaire académique, les classes et les groupes d’élèves sont créés automatiquement et les comptes d’élèves et d’enseignant y sont rattachés (selon si les données ont été bien saisies sur les bases élèves et enseignants de l’établissement – Siècle et StsWeb).
Créer des classes, des groupes d’élèves et des groupes libres :
Voici un lien vers le tutoriel de la DANE qui explique comment créer des classes, groupes d’élèves et groupes libres, en complément des points détaillés juste avant.
