Dans cet article, vous retrouverez le fonctionnement des différents espaces de documents en fonction des droits spécifiques par utilisateur.
L’usage des partages et permissions sera également expliqué, en montrant leur utilisation dans différents contextes.
Les droits dans les espaces documents
Dans l’outil “documents”, il existe 7 espaces documents bien distincts sur lesquels chaque utilisateur a des droits en lecture et écriture spécifiques, voici le tableau synthétique :

Voici quelques précisions sur des fonctionnalités et cas précis :
- Les droits hérités : lorsque vous obtenez les droits d’un dossier parent, vous obtenez automatiquement les droits aux dossiers enfant. (comme sur le schéma ci-dessous)

- Le cadenas : exprime que l’utilisateur peut voir le dossier mais qu’il ne peut pas le modifier. Cependant, il est possible qu’il ait des droits d’écriture dans des dossiers “enfants”.
Les permissions
Les permissions permettent de changer les droits d’accès d’un type d’utilisateur à un document.
Au départ, tous les utilisateurs ont les droits de base sur la plateforme (tableau ci-dessus). Les permissions vont permettre de créer des exceptions.
Dossiers parent : lorsque vous donnez la permission à un dossier parent, automatiquement, vous donnez les droits aux dossiers enfants qu’il contient.
Par exemple : Dans les classes et groupes d’élèves, les élèves ont les droits de lecture, la permission peut permettre aux enseignants d’ouvrir le droit des élèves à l’écriture.
Pour connaître la démarche de permission : Tuto de la DANE sur la gestion des droits (permissions)
Les partages
Le partage vous permet de rendre disponible des fichiers ou des dossiers à d’autres utilisateurs qui n’appartiennent pas au groupe initial. Les éléments partagés apparaissent alors dans le dossier “Partagés avec moi” (situé tout en bas de l’arborescence, au-dessus de la corbeille).
Pour partager, il vous faut sélectionner les destinataires du partage :
- Directement un ou plusieurs utilisateurs avec leurs nom et prénom
- Tous les élèves d’un groupe (classes, groupes d’élèves ou groupes libres) ou les parents des élèves d’un groupe
- Certains profils d’utilisateurs (exemple : tous les enseignants de l’établissement, le personnel de direction)
Lien public : vous pouvez partager des éléments par un lien public en choisissant d’ouvrir les droits de lecture ou d’écriture, pour cela, il vous suffit de générer l’URL de partage et l’envoyer aux personnes souhaitées. Dans ce cas là, les éléments n’apparaissent pas dans un quelconque dossier “Partagés avec moi”.
Cas spécial : Si un utilisateur accède à un document par un lien de partage public sans être connecté alors l’utilisateur est anonyme.
Attention : Veillez aux droits que vous conférez lorsque vous partagez des documents, en effet, avec les droits en écriture, les utilisateurs peuvent les modifier, les déplacer, les supprimer.
De même, la copie d’un fichier partagé copie aussi ses propriétés initiales
Pour connaître la démarche de partage : Tuto sur le partage de documents
En lien avec l’outil documents : modifications sur l’outil documents