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Administrer son établissement

Pour administrer l’établissement, vous devez avoir un compte avec un profil “direction” ou avoir les droits d’administrateur d’établissement”.

Cliquer sur la tuile « Panneau d’administration ».

Le panneau d’administration s’affiche et propose différentes possibilités en fonction du profil (enseignant, personnel de direction, …) et du rôle sur l’ENT (administrateur de l’établissement).

Le panneau d’administration permet :

  • d’ajouter des éléments à la fiche d’identité de son établissement;
  • de surveiller les statistiques de son établissement sur l’ENT
  • de suivre la création et les mises à jour des comptes qui sont alimentés automatiquement par l’annuaire académique ou de créer des comptes élèves par le biais de fichiers .csv, ou de créer manuellement les comptes un par un;
  • de paramétrer les droits sur les comptes utilisateurs (attribuer les droits https://ent-laclasse.blogs.laclasse.com/?p=2014&preview=trued’administrateur d’établissement);
  • de réinitialiser les mots de passes des comptes en cas d’oubli du mot de passe;
  • de créer et modifier les regroupements (classes, groupes et groupes libres), et vérifier les regroupements créés par l’alimentation automatique par l’annuaire académique.
  • de créer et modifier les blogs de l’établissement, des classes et des groupes.

1- Ajouter des éléments à la fiche d’identité de son établissement :

Pour vérifier les données d’identité de l’établissement, il faut se rendre sur la rubrique “gestion des établissements” et rechercher son établissement. Double-cliquer sur son établissement pour ouvrir la fenêtre d’édition de l’établissement.

Au bas de la fenêtre, il est possible de choisir une image pour identifier son établissement. Cette image apparaît en arrière-plan des tuiles sur le portail.

Le bouton “+” du champ “Flux RSS” permet d’ajouter de nouveaux flux RSS pour tous les membres de l’établissement. Ces flux d’actualités apparaissent sur la colonne gauche du portail.

Le champ “AAF Activé”  permet d’activer l’alimentation automatique des comptes et de la structure de l’établissement par le biais de données de l’annuaire académique.  Pour l’instant, l’alimentation automatique n’est possible que pour les collèges publics ou privés sous contrat. D’ici peu, les écoles publiques pourront aussi être alimentées automatiquement par l’annuaire académique.

  1. Si vous êtes dans un collège de la Métropole qui n’a encore jamais activé l’alimentation automatique des comptes et groupes par l’annuaire académique, le chef d’établissement doit renseigner l’application “Fiche Registre RGPD” sur son portail ARENA. Une fois cette étape réalisée, il doit envoyer un mail à support@laclasse.com, ent2d-cnil@ac-lyon.fr et dane@ac-lyon.fr pour informer que la fiche Registre RGPD est renseignée, ce qui autorisera l’académie à nous transmettre les données de l’annuaire académique concernant votre établissement.
  2. Si vous êtes dans un collège de la Métropole qui a déjà activé l’alimentation automatique, les comptes personnels, élèves et parents, les regroupements et les  rattachements aux groupes sont alimentés.
  3. Si vous êtes dans un établissement privé qui n’est pas sous contrat ou une école primaire, vous ne pouvez pas alimenter les comptes par l’annuaire académique mais vous pouvez créer les comptes élèves et les classes par le biais d’un import de fichier exporté de votre base élève, enregistré au format .csv.

caution-153607_960_720Chaque été, de mi-juillet aux environs du 20 août, l’académie suspend l’envoi des données à l’ENT et les mises à jour automatiques sont désactivées l’été et sont ré-activées vers le 20 août.

3- Paramétrer les comptes utilisateurs :

Rechercher des comptes :

La rubrique “gestion des utilisateurs” permet de rechercher et d’intervenir sur les comptes. Le moteur de recherche situé au-dessus de la liste des utilisateurs de l’établissement permet de faire une recherche sur le “nom”, “prénom”, et “identifiant”. Il est possible aussi de filtrer par “profils” et/ou par “regroupements à l’aide de la loupe située sur la droite du moteur de recherche et de modifier le nombre de résultats affichés par page.

Un clic-gauche sur certaines entêtes du tableau permet de modifier l’ordre d’affichage des résultats. Un clic-droit sur l’une des entêtes du tableau permet de choisir un ordre de tri en cumulant plusieurs critères.

Exporter les données issues du résultat d’une recherche :

Les résultats d’une recherche apparaissent dans le tableau de la gestion des utilisateurs. Il est possible d’exporter ces données dans un fichier au format .xml ou .csv. Pour cela, cocher les résultats à prendre en compte dans l’export et appuyer sur le bouton .

Attention de modifier si besoin le nombre de résultats affichés par page afin que tout apparaisse sur une seule page car la sélection ne peut se faire que sur une seule page à la fois.

Cet export en format .csv pourra alors être utilisé pour faire correspondre les identifiants sur d’autres logiciels tel que Saccoche, etc…

Créer un compte utilisateur manuellement :

Le bouton  “+” situé à gauche de votre nom de profil (en haut à droite du site) permet de créer un utilisateur manuellement, peu importe si l’alimentation automatique est activée ou pas.

caution-153607_960_720 Attention ! si un compte peut être généré par le biais de l’alimentation automatique, il est fortement recommandé de ne pas le créer manuellement car il a de fortes probabilités pour que le site génère un doublon lorsque les données de l’annuaire académique permettront de le créer automatiquement.

Renseigner tous les champs et sélectionner un profil qui lui correspond le mieux.

Créer massivement des comptes utilisateurs par fichier .csv :

Voici le lien vers le tutoriel qui détaille cette procédure.

Modifier des comptes utilisateurs :

Pour intervenir sur un compte, il suffit de double-cliquer sur son nom, ou de faire un clic (gauche ou droit)  > éditer”  pour ouvrir son profil et le modifier.

Pour intervenir sur plusieurs comptes utilisateurs, il suffit de le(s) cocher et ensuite d’utiliser les boutons situés en haut du tableau.

Il est possible d’utiliser le fichier d’export des données utilisateurs pour créer, par vos soins, un mailing pour communiquer les mots de passe par défaut et identifiants aux élèves.

4- Paramétrer les classes et les groupes :

La rubrique “gestion des groupes” du “panneau d’administration” affiche par défaut vos groupes. Si vous êtes administrateur d’établissement et souhaitez voir les groupes de l’établissement, utilisez les filtres de recherche en cliquant sur la loupe, située en haut à droite du tableau.

 

En double-cliquant sur l’un des groupes, vous pouvez éditer le groupe depuis l’onglet “détail”

et vérifier ou modifier les membres depuis l’onglet “membres”. Le signe “+” en haut à droite du tableau permet d’ajouter de nouveaux membres au groupe.

Si vous souhaitez ajouter des enseignants dans une classe de primaire, il est nécessaire de lui attribuer le rôle d’enseignant dans la classe/groupe d’élèves et de lui attribuer la matière “toutes les matières”. Ainsi, il pourra utiliser l’outil cahier de textes de Laclasse.com sans difficultés.

Attention de ne pas oublier d’enregistrer vos modifications à l’aide du bouton “enregistrer” situé en haut à droite de chaque fenêtre d’édition ou d’ajout de membre.

En cochant plusieurs groupes, vous pouvez afficher le bouton “supprimer” en haut du tableau qui permet de supprimer les groupes sélectionnés à l’aide des boutons .

Lorsque l’établissement est alimenté automatiquement par l’annuaire académique, les classes et les groupes d’élèves sont créés automatiquement et les comptes d’élèves et d’enseignant y sont rattachés (selon si les données ont été bien saisies sur les bases élèves et enseignants de l’établissement – Siècle et StsWeb).

Créer des classes, des groupes d’élèves et des groupes libres :

Voici un lien vers le tutoriel de la DANE qui explique comment créer des classes, groupes d’élèves et groupes libres, en complément des points détaillés juste avant.

Ecole primaire ou établissement hors contrat : créer les classes et les comptes par un import de fichier .csv

Il est possible de créer les comptes et les classes manuellement mais quand l’établissement souhaite utiliser l’ENT de manière généralisée, alors il est préférable de les créer massivement avec les données issues de la base élève de l’établissement.

Voici comment procéder :

Tout d’abord, pour pouvoir créer massivement  les comptes et les classes, il est nécessaire d’avoir au minimum un compte avec un profil de personnel de direction dans l’école, ou sinon un compte  avec des droits d’administrateur sur l’ENT. Contacter le support(@)laclasse.com si vous n’avez encore aucun compte avec ces droits sur l’ENT.

  Rendez-vous sur la tuile “administration”,

puis sur la rubrique “gestion des utilisateurs”  et cliquer ensuite sur le bouton  Importer situé à gauche de votre nom, en haut à droite du site.

Choisir le type d’import (élèves, enseignants, ou parents) et choisir le fichier à importer, renseigner le champ “Encodage”, “Séparateur” et “Etablissements” et cliquer sur le bouton “Analyse de l’entête” pour lancer la procédure d’import.

Normalement, les fichiers issus de ONDE sont reconnus sans avoir besoin de les modifier. En cas de besoin, le site vous propose un exemple de fichier en cliquant sur le lien “format attendu”. Pour l’import des élèves, il est recommandé d’utiliser un fichier comportant le code INE des élèves, ainsi, les élèves pourront continuer d’utiliser les mêmes comptes quand ils arriveront dans un collège de la Métropole.

Directeur ou enseignant d’école : les conseils pour démarrer sur Laclasse.com

Les écoles de la Métropole de Lyon peuvent utiliser la nouvelle version de l’ENT Laclasse.com sous réserve que leur commune ait signé la convention pour la proposition 18 du Pacte de cohérence Métropolitain.

Voici les indications à connaître pour bien préparer la rentrée sur l’ Environnement Numérique de Travail Laclasse.com.

Si vous n’arrivez pas à vous authentifier sur votre ancien compte ou si vous n’avez pas encore de compte, contacter le CIME de la Métropole de Lyon pour demander la récupération de votre ancien compte ou la création d’un nouveau compte. Si vous êtes le premier enseignant ou si vous êtes le directeur de votre école à avoir un compte sur l’ENT, votre compte se verra attribuer les droits d’administrateur pour vous permettre d’avoir la main pour gérer votre établissement et ainsi créer d’autres comptes et les classes.

1- S’AUTHENTIFIER ET DÉCOUVRIR LE PORTAIL :

Si l’on vous a communiqué les accès à votre compte Laclasse.com, vous pouvez vous authentifier sur www.laclasse.com en renseignant votre identifiant et mot de passe de compte Laclasse.com dans les rectangles blancs.

Si vous êtes enseignant ou agent de l’académie de Lyon, vous pouvez vous authentifier à l’aide du bouton bleu d’accès académique “profs / agents” et renseigner votre accès académique pour accéder à Laclasse.com. Cela vous évite de mémoriser les accès à votre compte Laclasse.com : le compte académique suffit pour accéder à Laclasse.com.

Le site vous identifie et affiche le portail en fonction de votre profil, de vos droits et de l’établissement auquel vous êtes rattaché.

 

caution-153607_960_720Le portail est accessible uniquement aux personnes authentifiées.

Il comporte 4 zones :

1 – zone “profil” : en cliquant sur son nom, puis sur “Profil”, une fenêtre affiche sa fiche utilisateur et permet de modifier certains champs (date de naissance, mot de passe, ajouter son avatar…).

2- zone de flux d’actualités :

Ils existent deux sources d’informations pour cette zone. Les flux d’informations proviennent :

  • des flux RSS installés par l’admin ENT via la tuile “panneau d’administration” > gestion des établissement > éditer (son établissement). Ils sont communs à tous les utilisateurs de l’ENT. les informations sont donc non-profilées.
  • des blogs laclasse.com que l’utilisateur suit, comme celui de son établissement : sont affichées les introductions des articles publiés sur ses divers blogs. Dans ce cas, l’information est profilées.

3- les tuiles : à chaque tuile correspond un module ou un outil, ou une ressource. Les tuiles sont installées sur le portai par l’admin ENT à l’aide du bouton “+” sur le portail.

4- aide  : La tuile “Aide” est visible uniquement si l’admin ENT l’a affichée sur le portail.

2- COMMENT CRÉER SON PORTAIL :

caution-153607_960_720 Seules les personnes ayant un profil “direction” ou des droits d’“administrateur d’établissement” ont la possibilité de configurer le portail de leur établissement.

Retrouver sur ce lien le tutoriel qui permet de configurer le portail.

Les tuiles disponibles sont les suivantes :

  • Cahier de textes (de Laclasse.com)
  • Messagerie Laclasse.com
  • Documents
  • Accès aux blogs
  • Suivi perso (de Laclasse.com)
  • GRR (outil hébergé par Laclasse.com qui permet de gérer les réservations des ressources et matériel)
  • Lien libre (permet d’ajouter des liens vers des sites externes
  • Annuaire (permet de rechercher les personnes de son établissement et de faire des actions sur des personnes sélectionnées)
  • Classes Culturelles Numériques
  • Panneau d’administration
  • Aide (pour accéder aux tutoriels de Laclasse.com et aux actualités du blog de l’ENT
  • …et plein d’autres tuiles (ressources)

3- COMMENT ALLER SUR LA MESSAGERIE

Capture du 2016-06-27 13-23-31Cliquer sur la tuile “Messagerie”.

 

Extrait d’un tutoriel réalisé par la DANE sur le webmail utilisé pour la messagerie sur Laclasse.com.

4- COMMENT CREER UN BLOG

Cliquer sur la tuile “Accès aux blogs”.

 

Extrait d’un tutoriel réalisé par la DANE sur la tuile “Accès aux blogs” et sur WordPress (outil de blogs intégré sur l’ENT).

Autre complément de ce tutoriel.

Extrait du tutoriel de la DANE pour administrer les blogs depuis la tuile administration.

5- COMMENT DÉMARRER LE CAHIER DE TEXTES

Capture du 2016-06-27 13-23-58Cliquer sur la tuile “Cahier de textes”.

Il est nécessaire de créer ses classes, d’y rattacher ses élèves et de rattacher comme enseignant à la classe avec la matière “toutes les classes” (depuis la tuile “panneau d’administration” >  “gestion des groupes”) pour l’utiliser. Une fois cette 1ère étape réalisée, il faut commencer par créer ses créneaux d’emplois du temps en cliquant sur un des créneaux de l’emploi du temps pour pouvoir ensuite saisir des cours ou des devoirs à faire.

Extrait d’un tutoriel réalisé par la DANE qui explique en vidéo comment procéder.

6- ADMINISTRER SON ETABLISSEMENT

adminPour administrer son établissement, cliquer sur la tuile “Panneau d’administration”. Le panneau d’administration s’affiche et propose différentes possibilités en fonction de votre profil (enseignant, personnel de direction, …) et de votre rôle sur l’ENT (administrateur de l’établissement).

Le panneau d’administration :

  • de vérifier la fiche d’identité de son établissement,
  • de suivre la création et la modification des comptes qui peuvent être créés soit manuellement par un administrateur d’établissement, soit créés massivement par le biais d’un fichier .csv,
  • de paramétrer les droits sur les comptes utilisateurs (donner les droits d’administrateur d’établissement),
  • de réinitialiser les mots de passes des comptes en cas d’oubli du mot de passe,
  • de créer et modifier les regroupements (classes, groupes d’élèves et groupes libres)
  • de créer et  modifier les blogs de l’établissement
Pour comprendre le détail du panneau d'admin, un tutoriel séparé est accessible sur ce lien. 
Pour ce qui concerne l'alimentation automatique, elle ne peut pas encore être mise en place avec les écoles primaire car aucune convention n'a été faite avec l'académie pour permettre l'échange de données personnelles issues de l'annuaire académique concernant les écoles primaires. Il convient donc de se référer plutôt au tutoriel sur l'import par .csv.

Pour ce qui concerne le rattachement des enseignants à leur classe, en primaire, les instituteurs sont "professeurs des écoles" et enseignent toutes les matières à la fois, contrairement au collège. Par conséquent, si vous prévoyez d'utiliser le cahier de textes de Laclasse.com, vous devez vous rattacher à votre classe en sélectionnant la matière intitulée "toutes les matières". Cette manipulation permettra ainsi par la suite, si vous le désirez, de définir des créneaux de différentes matières sur l'emploi du temps du cahier de textes et de saisir des séquences pédagogiques de maths ou français ou d'anglais par exemples.

Configurer le portail

Ce tutoriel explique comment configurer le portail.

En complément, ne pas hésiter à consulter les autres tutoriels qui concernent les tuiles avec connecteurs en cherchant avec l’étiquette “connecteurs” pour avoir toutes les infos concernant leur paramétrage.

Ajouter une photo en arrière-plan

Il est dorénavant possible d’afficher une photo en arrière-plan des tuiles. La photo doit être ajoutée  depuis la tuile ” panneau d’administration” > rubrique “gestion des établissements” > rechercher son établissement  et l’éditer pour ajouter la photo. Il est recommandé d’ajouter une photo assez grande  (environ 1000 à 1000 pixels) et de format plutôt carrée. Le site adaptera la photo en fonction du support sur lequel Laclasse est ouvert (smartphone, tablettes, écran d’ordinateur).

 

Choisir un mode d’authentification pour son établissement

Les écoles primaires peuvent utiliser uniquement les comptes Laclasse.com pour les profils élèves et parents. Les enseignants peuvent utiliser l’authentification académique à condition d’avoir renseigné leur mail académique sur leur compte enseignant Laclasse.com.

Pour les collèges, il y a plusieurs possibilités. Voici un récapitulatif des dépendances entre les ressources et le mode d’authentification nécessaire.

Répondre au questionnaire ci-dessous peut vous aider à définir vos choix en matière d’authentification pour l’ENT.

Gérer et réserver les ressources : GRR

Laclasse.com propose  une nouvelle tuile à ajouter à son portail. Il s’agit de l’outil GRR, un système qui permet de mettre en place un système de réservation de ressources pour votre établissement dans une interface intuitive (matériels, salles, mini-agenda partagé,etc…).

Certains établissements utilisaient déjà ce logiciel libre  au sein de leur établissement et nous ont demandé s’il était possible de l’intégrer à notre ENT. Le logiciel a été modifié par nos soins afin d’en faire une version “multi-établissements” qui puisse être hébergée sur l’ENT et gérée par nos soins.

Comment activer GRR pour votre établissement ?

Retrouvez ci-dessous le tutoriel réalisé par la DANE.

Il suffit d’activer la nouvelle tuile “GRR” sur votre portail à l’aide de la clé à molette située en bas à droite du portail (depuis un profil administrateur d’établissement ou direction d’établissement), puis cliquer sur le lien vers l’administration.

Alors, pensez-y pour la rentrée prochaine ! 😉

Déposer des fichiers générés avec Canoprof sur l’outil “Documents”

Il est désormais possible de partager des fichiers issus de Canoprof à vos élèves.

Pour cela, votre ordinateur doit afficher les extensions des formats de fichiers car depuis la version de Windows vista, les extensions de fichiers sont cachées par défaut.

Pour afficher l’extension des fichiers sous Windows 8 ou 10 :

  • ouvrir l’explorateur de fichiers,
  • cliquer sur l’onglet “Affichage”,
  • sélectionner les “Options” (dans le ruban à droite),
  • sélectionner “Modifier les options des dossiers et de recherche”,
  • cliquer sur l’onglet “Affichage”
  • décocher la case “Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu.

Pour afficher l’extension des fichiers sous les versions antérieures de Windows :

  • ouvrir l’explorateur de fichiers
  • cliquer sur l’onglet “Organiser”
  • sélectionner “Options des dossiers et de recherche”
  • cliquer sur l’onglet “Affichage”
  • décocher la case “Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu”.

Si l’explorateur de fichiers de l’ordinateur affiche  les extensions, il suffit de remplacer l’extension .zip par l’extension .webapp. en renommant le fichier.

  devient alors : 

Déplacer le fichier avec l’extension .webapp dans un dossier de partage de l’outil documents.

 

Ouvrir le fichier .webapp en double-cliquant sur le fichier.

Le document s’ouvre alors dans le navigateur de l’élève, sur Laclasse.com :

Accéder à Educ’ARTE depuis Laclasse.com

Educ’ARTE est un outil pédagogique qui révolutionne l’accès à la culture pour les enseignants et leurs élèves grâce au numérique.  Il donne accès à :

·         un site de vidéo à la demande par abonnement spécialement conçu pour les enseignants et les élèves.

·         des fonctionnalités pédagogiques innovantes : navigation par recommandations, outil d’annotation multimédia et de partage des vidéos.

Un connecteur vient d’être mis en place entre Educ’ARTE et Laclasse.com ce qui permet d’arriver authentifié sur Educ’ARTE sans avoir besoin de saisir à nouveau un identifiant et mot de passe.

La vidéo suivante montre comment paramétrer l’accès à ce connecteur pour y accéder via la tuile des ressources numériques. Ce paramétrage peut être fait par une personne ayant un profil de direction d’établissement ou d’administrateur d’établissement.

Accéder à SACoche depuis Laclasse.com avec une authentification unique

https://sacoche.sesamath.net/sacoche/

Vous êtes plusieurs à nous demander s’il est possible d’accéder à SACoche depuis l’ENT avec une seule et même authentification.

Voici quelques indications pour vous aider à rendre cet accès possible :

Capture du 2017-09-05 09-25-20

  1. Commencer par créer un compte administrateur sur SACoche.
  2. Une fois que les données de l’ENT sont correctes (comptes et groupes mis à jour à la rentrée), depuis un compte administrateur sur l’ENT,  se rendre sur le panneau d’administration, sur la rubrique “gestion des utilisateurs” et faire un export des utilisateurs qui devront accéder à SACoche. Pour celà, utiliser les filtres et le bouton “exporter” situé au bas du tableau.
  3. Modifier le fichier d’export afin qu’il réponde aux besoins de SACoche pour créer les comptes.
  4. Importer le fichier modifié dans SACoche.
  5. Se rendre sur le portail de Laclasse.com à l’aide du bouton Laclasse.com situé à l’angle en haut à gauche du panneau d’administration.
  6. Cliquer sur la clé à molette en bas à droite du portail pour ajouter la tuile qui permettre d’aller sur SACoche.
  7. Cliquer sur “Ajouter un lien libre”, renseigner un titre pour la tuile et renseigner l’url de SACoche pour votre établissement. L’url se présente sous la forme suivante :

Capture du 2017-09-05 09-28-49https://sacoche.sesamath.net/sacoche/?sso=…. (la partie en orange correspond aux chiffres qui permettent d’identifier votre établissement).

 

 

Capture du 2017-09-05 09-29-15L’accès à SACoche est alors possible depuis l’ENT sans avoir besoin de s’authentifier de nouveau.

 

 

 

Voici le lien du site SACoche qui explique la procédure pour accéder à SACoche depuis un ENT.