Archives de catégorie : Ecole

Afficher une tuile ciblée pour un ou plusieurs utilisateurs sur votre portail

Jusqu’à présent, l’administrateur d’un établissement pouvait afficher des tuiles et décider de les afficher uniquement à tous les élèves, ou à tous les responsables d’élèves de l’établissement, ou à tous les enseignants et agents de l’établissement.

Désormais, il est possible d’afficher une tuile pour un seul ou plusieurs utilisateurs en particulier. Pour cela, quand l’administrateur d’établissement paramètre une tuile, dans la section “droits”, il a la possibilité de choisir à qui il souhaite afficher cette tuile :

  • à un ou plusieurs utilisateurs de l’établissement
  • à certains profils d’un groupe ou d’une classe
  • ou, comme avant, à certains profils utilisateurs (élèves, responsables élèves, ou enseignants/agents).

 

Nouvelle fonctionnalité : créer ou éditer une image

Laclasse.com propose une nouvelle fonctionnalité d’édition d’image.

Cette fonctionnalité est accessible dans l’outil Documents, en cliquant sur le “+” en haut à droite du site, puis en choisissant “une image”. Vous arrivez alors sur une image vierge.

Pour éditer une image existante, faites un clic-droit sur l’image concernée dans votre répertoire de l’outil Documents, et sélectionnez “Editer”.  Les formats d’images pour lesquels le bouton d’édition est proposé sont les formats supportés par l’outil documents : JPEG, PNG, GIF, WEBP, BMP, TIFF, TARGA.

L’outil se veut simple d’utilisation et permet :

  • d’effectuer une rotation de votre image
  • de la recadrer (rogner)
  • de modifier le contraste et la luminosité
  • d’ajouter des annotations de type ligne, rectangle, ellipse, trait de pinceau, texte, et de hiérarchiser ces différents objets dans l’ordre que vous souhaitez.

Le bouton “Enregistrer” enregistre l’image éditée au format JPEG ou PNG en fonction du format de l’image d’origine.

Visualisez la vidéo suivante pour comprendre tout le fonctionnement de cet outil.

 

Les bonnes informations à connaître pour la rentrée 2020

Pour la rentrée 2020, nous souhaitons vous rappeler les informations importantes et les procédures à effectuer pour démarrer sereinement l’année scolaire.

Les actualités…

  • Tout d’abord, cette année, les établissements ont la main pour laisser fermer l’accès à l’ENT aux élèves et responsables d’élèves quelques temps après la rentrée. Il est ensuite possible de le ré-ouvrir quand vous serez prêts. Par défaut, votre établissement a été mis en mode “fermé pendant les vacances d’été“, ce qui aura pour effet d’ouvrir automatiquement l’accès à partir du 1er septembre 2020 à 8h. Retrouvez l’article qui détaille cette possibilité.
  • Urgent ! Si vous ne l’avez pas encore faite, pour que les enseignants de collège puissent être à jour sur l’ENT dès la rentrée et soient bien rattachés à leurs classes et groupes d’élèves respectifs, voici aussi la procédure d’export à réaliser par la direction du collège vendredi avant la rentrée (aujourd’hui !) car une mise à jour complète aura lieu ce week-end, sinon ils seront à jour par la suite.
  • Vous l’avez sans doute remarqué, un nouveau bouton est apparu sur la page d’authentification www.laclasse.com . Il s’agit du bouton de connexion “Educonnect Béta”. Pour le moment, seuls 2 collèges (collèges la Tourette et Clément Marot) vont pouvoir proposer l’authentification unique par le biais de ce bouton. Par contre, en milieu d’année scolaire, l’authentification par le bouton violet “compte éducation nationale parents /élèves” sera remplacé pour tous les établissements scolaires par l’authentification par Educonnect. Il est donc important d’informer les parents de vos collèges que la connexion par le bouton “educonnect” n’est pas fonctionnelle jusqu’en janvier, excepté pour les 2 établissements béta-testeurs.
  • Nouveau ! L’alimentation automatique pour les écoles ! En effet, depuis cette rentrée, les écoles peuvent créer et mettre à jour leurs comptes et classes de manière automatique, avec les données de l’annuaire académique. Ainsi, 33 écoles ont pu voir leurs comptes élèves, parents et professeurs et leurs classes se mettre à jour sans avoir eu besoin d’effectuer manuellement un import de fichier CSV issu de leur logiciel de base ONDE. Le fonctionnement étant différent de celui des collèges, il ne reste plus qu’à rattacher les enseignants à leur classe en début d’année scolaire pour bien démarrer sur l’ENT !
  • La tuile “Agenda” remplace la tuile “cahier de textes” car notre outil de cahier de textes permet non seulement de partager des séquences pédagogiques et des devoirs, de les faire viser par le principal du collège, et permet aussi de suivre la réalisation des devoirs par les élèves grâce à des notifications. L’outil offre dorénavant la possibilité de créer son propre agenda.
  • L’outil de Carnet de suivi a évolué pour gagner en ergonomie et en simplicité.
  • Modification sur l’outil documents : les enseignants peuvent à présent accéder et déposer des fichiers dans toutes les classes de l’établissement. Une nuance de gris permet de distinguer ses propres classes.
  • Il reste encore des places sur les projets CCN ! Rendez-vous sur  la page de présentation des projets : vous avez jusqu’au 18 septembre pour vous inscrire. Cette année, les formations de lancement des projets CCN se dérouleront en novembre.

Et puis, pour ne pas oublier…

Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter à tous une bonne rentrée, sans oublier, pour le bien de tous, de respecter les gestes barrières.

Création et mise à jour automatique des comptes pour les écoles conventionnées

A partir de la rentrée 2020, les écoles dont la commune a signé une convention avec la Métropole seront créées et mises à jour automatiquement avec les données de l’annuaire académique., comme c’est déjà le cas pour les collèges depuis plus d’une dizaine d’années.

Concrètement, qu’est-ce que cela signifie ?

Les comptes des élèves, parents et professeurs, ainsi que les classes seront créés à partir des données que l’académie envoie chaque nuit à Laclasse.com pour les écoles mentionnées dans une convention que leur commune a signée avec la Métropole qui leur permet ainsi d’utiliser l’ENT Laclasse.com (Pacte de cohérence Métropolitain).

Jusqu’à présent, les écoles devaient créer leurs comptes et classes manuellement ou par le biais d’un import de fichier (au format .csv) issu de leur base élèves (ONDE) contenant les informations nécessaires pour créer les comptes et groupes.

Que doit faire l’école à la rentrée scolaire ?

Il faut tout d’abord très bien renseigner les informations dans le logiciel de base élèves ONDE car ce sont les données qui seront utilisées pour créer les comptes et classes sur l’ENT. Il reste cependant à la charge de l’administrateur ENT de l’école ou au personnel de direction de rattacher les enseignants de l’école à chacune de leurs classes.

Si un nouvel élève arrive en cours d’année ou pour modifier certaines données ?

Pour tout changement de données concernant les élèves, les parents et enseignants, et les classes de votre école, vous devez les corriger directement dans votre base ONDE qui fournira ainsi des données à jours sur l’annuaire académique. Ainsi, selon le type de donnée, en 48h la modification peut être prise en compte sur l’ENT sans rien faire de plus. Toute modification faite manuellement sur l’ENT   (nom, prénom, coordonnées, rattachement à une classe,…) se verra écrasée par l’alimentation automatique sauf si le compte ou la classe concerné n’est pas mentionné dans l’annuaire académique et ont été créés manuellement.

Et si  la commune de mon école est en cours de conventionnement ?

Si la convention n’est pas encore finalisée, alors vous utilisez l’ENT à titre expérimental.  Commencez par vérifier que le référent éducation de votre commune est bien au courant que vous souhaitez utiliser l’ENT dans votre école pour qu’il finalise les démarches pour la mise en place ou la mise à jour de la convention avec la Métropole.

La convention n’étant pas encore finalisée, l’académie n’a pas le droit de transmettre à Laclasse.com les données de l’annuaire académique pour créer automatiquement les comptes et classes sur l’ENT. Vous devez donc soit créer les comptes individuellement soit massivement par le biais d’un import de fichier au format .csv issu de votre logiciel de base élèves (ONDE) comme détaillé dans ce tutoriel.

 

Accès à l’ENT des parents et élèves durant les vacances d’été

Durant les vacances d’été, l’ENT propose différentes possibilités pour bloquer ou ouvrir l’accès à l’ENT pour les profils parents et élèves.

Les administrateurs de l’ENT ont la possibilité de gérer ces paramètres pour leur établissement depuis la tuile “panneau d’administration >gestion des établissements” .

Il faut ensuite rechercher son établissement et le sélectionner (ou double-cliquer sur son nom) pour ouvrir le détail de son établissement. Dans la partie “Accès des parents / élèves”, choisir l’option qui convient le mieux à votre établissement en fonction des précisions suivantes : l’option “Fermé pendant les vacances d’été” est l’option proposée par défaut par l’ENT durant l’été : lorsqu’elle est sélectionnée, l’accès à l’ENT aux élèves et parents est fermé jusqu’au jour de la rentrée scolaire des élèves à 8h. Par exemple, cette année, pour la rentrée 2020, la rentrée des élèves a lieu le 1er septembre donc à partir du 1er septembre à 8h les élèves et parents pourront accès de nouveau à leur ENT.

Si l’établissement souhaite avoir la main pour pouvoir ouvrir l’accès à l’ENT durant l’été ou le garder fermer un peu plus longtemps après le jour de la rentrée officielle, sélectionner les options “Ouvert” ou “Fermé”.

Nous déconseillons de laisser fermer l’accès à l’ENT plusieurs jours après la rentrée car les parents qui ont des enfants dans plusieurs établissements scolaires qui utilisent cet ENT ne pourraient accéder à aucun des établissements de leurs enfants.

 

 

Retrouvez une démonstration de ces actions dans la vidéo ci-dessous.

Les permissions et les partages dans les espaces documents

Dans cet article, vous retrouverez le fonctionnement des différents espaces de documents en fonction des droits spécifiques par utilisateur

L’usage des partages et permissions sera également expliqué, en montrant leur utilisation dans différents contextes.

 

Les droits dans les espaces documents

Dans l’outil “documents”, il existe 7 espaces documents bien distincts sur lesquels chaque utilisateur a des droits en lecture et écriture spécifiques, voici le tableau synthétique :

Voici quelques précisions sur des fonctionnalités et cas précis :

  • Les droits hérités : lorsque vous obtenez les droits d’un dossier parent, vous obtenez automatiquement les droits aux dossiers enfant. (comme sur le schéma ci-dessous)

  • Le cadenas : exprime que l’utilisateur peut voir le dossier mais qu’il ne peut pas le modifier. Cependant, il est possible qu’il ait des droits d’écriture dans des dossiers “enfants”.

 

Les permissions

Les permissions permettent de changer les droits d’accès d’un type d’utilisateur à un document.
Au départ, tous les utilisateurs ont les droits de base sur la plateforme (tableau ci-dessus). Les permissions vont permettre de créer des exceptions.

Dossiers parent : lorsque vous donnez la permission à un dossier parent, automatiquement, vous donnez les droits aux dossiers enfants qu’il contient.

Par exemple : Dans les classes et groupes d’élèves, les élèves  ont les droits de lecture, la permission peut permettre aux enseignants d’ouvrir le droit des élèves à l’écriture.

Pour connaître la démarche de permission : Tuto de la DANE sur la gestion des droits (permissions)

Les partages

Le partage vous permet de rendre disponible des fichiers ou des dossiers à d’autres utilisateurs qui n’appartiennent pas au groupe initial. Les éléments partagés apparaissent alors dans le dossier “Partagés avec moi” (situé tout en bas de l’arborescence, au-dessus de la corbeille).

Pour partager, il vous faut sélectionner les destinataires du partage :

  • Directement un ou plusieurs utilisateurs avec leurs nom et prénom
  • Tous les élèves d’un groupe (classes, groupes d’élèves ou groupes libres) ou les parents des élèves d’un groupe
  • Certains profils d’utilisateurs (exemple : tous les enseignants de l’établissement, le personnel de direction)

Lien public : vous pouvez partager des éléments par un lien public en choisissant d’ouvrir les droits de lecture ou d’écriture, pour cela, il vous suffit de générer l’URL de partage et l’envoyer aux personnes souhaitées. Dans ce cas là, les éléments n’apparaissent pas dans un quelconque dossier “Partagés avec moi”.

Cas spécial : Si un utilisateur accède à un document par un lien de partage public sans être connecté alors l’utilisateur est anonyme.

Attention : Veillez aux droits que vous conférez lorsque vous partagez des documents, en effet, avec les droits en écriture, les utilisateurs peuvent les modifier, les déplacer, les supprimer.

De même, la copie d’un fichier partagé copie aussi ses propriétés initiales

Pour connaître la démarche de partage : Tuto sur le partage de documents

En lien avec l’outil documents : modifications sur l’outil documents

 

L’actualité de votre ENT confinement semaine#1

Chers tous et toutes,

Après cette semaine assez spéciale dans l’organisation pédagogique, vous avez été nombreux et nombreuses à utiliser votre ENT pour assurer la continuité pédagogique.

Nous avons enregistré 59Millions de requêtes cette semaine (soit 6 fois plus d’habitude), et vous êtes environ 25 000 à utiliser laclasse.com chaque jour. Malgré cette forte demande, votre ENT a tenu bon et continue de répondre à vos nouveaux besoins !

Pour améliorer les possibilités de travail à distance, voici les dernières nouveautés mises en place :

  • Nous optimisons encore l’ENT pour qu’il tienne à la fois la charge et que vous puissiez stocker vos documents. Cela nous permet pour le moment de ne pas vous imposer de créneau d’usage par catégorie d’utilisateur comme cela est fait dans d’autres académies :
    • nous avons alloué de nouveaux espaces serveurs
    • réorganisé les serveurs et les sauvegardes de manière à obtenir plus de marge de manoeuvre et anticiper les demandes futures
    • résolu quelques micro-erreurs pour vous assurer un accès plus rapide et fonctionnel
  • En termes d’usages, quelques nouveautés ont vu le jour :
    • Vous pouvez désormais rendre des copies individuellement via l’outil documents/rendus. Une notification sera envoyée automatiquement aux élèves par e-mail. (voir le tutoriel)
    • De nouvelles fonctionnalités d’édition sont disponibles dans les formulaires (voir le tutoriel sur les formulaires)
    • Nous augmentons les capacités de vos blogs en cas de besoin

Dans les tiroirs cette semaine, nous travaillons sur un outil de chat, de nouvelles fonctionnalités pour la visio etc.

Pour être solidaires, n’oubliez pas de respecter quelques bonnes pratiques d’usage comme de vider vos messageries, éviter de faire des visioconférences en video à plus de 5 personnes (utilisez le micro!), éviter de charger plusieurs fois la même page si elle tarde à s’afficher.

Pour mettre en oeuvre la continuité pédagogique, les espaces suivants sont édités et mis à jour régulièrement :

En enfin, pour répondre à toutes vos questions, des rendez-vous hebdomadaires en visio sont organisés tous les vendredi de 10h à 12h pour les administrateurs de l’ENT (plus d’informations par e-mail) (voir le compte-rendu interactif de la réunion du 20 mars).

En vous souhaitant une bonne semaine !

Administrer son établissement

Pour administrer l’établissement, vous devez avoir un compte avec un profil “direction” ou avoir les droits d’administrateur d’établissement”.

Cliquer sur la tuile « Panneau d’administration ».

Le panneau d’administration s’affiche et propose différentes possibilités en fonction du profil (enseignant, personnel de direction, …) et du rôle sur l’ENT (administrateur de l’établissement).

Le panneau d’administration permet :

  • d’ajouter des éléments à la fiche d’identité de son établissement;
  • de surveiller les statistiques de son établissement sur l’ENT
  • de suivre la création et les mises à jour des comptes qui sont alimentés automatiquement par l’annuaire académique ou de créer des comptes élèves par le biais de fichiers .csv, ou de créer manuellement les comptes un par un;
  • de paramétrer les droits sur les comptes utilisateurs (attribuer les droits d’administrateur d’établissement);
  • de réinitialiser les mots de passes des comptes en cas d’oubli du mot de passe;
  • de créer et modifier les regroupements (classes, groupes et groupes libres), et vérifier les regroupements créés par l’alimentation automatique par l’annuaire académique.
  • de créer et modifier les blogs de l’établissement, des classes et des groupes.

1- Ajouter des éléments à la fiche d’identité de son établissement :

Pour vérifier les données d’identité de l’établissement, il faut se rendre sur la rubrique “gestion des établissements” et rechercher son établissement. Double-cliquer sur son établissement pour ouvrir la fenêtre d’édition de l’établissement.

Au bas de la fenêtre, il est possible de choisir une image pour identifier son établissement. Cette image apparaît en arrière-plan des tuiles sur le portail.

Le bouton “+” du champ “Flux RSS” permet d’ajouter de nouveaux flux RSS pour tous les membres de l’établissement. Ces flux d’actualités apparaissent sur la colonne gauche du portail.

Le champ “AAF Activé”  permet d’activer l’alimentation automatique des comptes et de la structure de l’établissement par le biais de données de l’annuaire académique.  Pour l’instant, l’alimentation automatique n’est possible que pour les collèges publics ou privés sous contrat. D’ici peu, les écoles publiques pourront aussi être alimentées automatiquement par l’annuaire académique.

  1. Si vous êtes dans un collège de la Métropole qui n’a encore jamais activé l’alimentation automatique des comptes et groupes par l’annuaire académique, le chef d’établissement doit renseigner l’application “Fiche Registre RGPD” sur son portail ARENA. Une fois cette étape réalisée, il doit envoyer un mail à support@laclasse.com, ent2d-cnil@ac-lyon.fr et dane@ac-lyon.fr pour informer que la fiche Registre RGPD est renseignée, ce qui autorisera l’académie à nous transmettre les données de l’annuaire académique concernant votre établissement.
  2. Si vous êtes dans un collège de la Métropole qui a déjà activé l’alimentation automatique, les comptes personnels, élèves et parents, les regroupements et les  rattachements aux groupes sont alimentés.
  3. Si vous êtes dans un établissement privé qui n’est pas sous contrat ou une école primaire, vous ne pouvez pas alimenter les comptes par l’annuaire académique mais vous pouvez créer les comptes élèves et les classes par le biais d’un import de fichier exporté de votre base élève, enregistré au format .csv.

caution-153607_960_720Chaque été, de mi-juillet aux environs du 20 août, l’académie suspend l’envoi des données à l’ENT et les mises à jour automatiques sont désactivées l’été et sont ré-activées vers le 20 août.

3- Paramétrer les comptes utilisateurs :

Rechercher des comptes :

La rubrique “gestion des utilisateurs” permet de rechercher et d’intervenir sur les comptes. Le moteur de recherche situé au-dessus de la liste des utilisateurs de l’établissement permet de faire une recherche sur le “nom”, “prénom”, et “identifiant”. Il est possible aussi de filtrer par “profils” et/ou par “regroupements à l’aide de la loupe située sur la droite du moteur de recherche et de modifier le nombre de résultats affichés par page.

Un clic-gauche sur certaines entêtes du tableau permet de modifier l’ordre d’affichage des résultats. Un clic-droit sur l’une des entêtes du tableau permet de choisir un ordre de tri en cumulant plusieurs critères.

Exporter les données issues du résultat d’une recherche :

Les résultats d’une recherche apparaissent dans le tableau de la gestion des utilisateurs. Il est possible d’exporter ces données dans un fichier au format .xml ou .csv. Pour cela, cocher les résultats à prendre en compte dans l’export et appuyer sur le bouton .

Attention de modifier si besoin le nombre de résultats affichés par page afin que tout apparaisse sur une seule page car la sélection ne peut se faire que sur une seule page à la fois.

Cet export en format .csv pourra alors être utilisé pour faire correspondre les identifiants sur d’autres logiciels tel que Saccoche, etc…

Créer un compte utilisateur manuellement :

Le bouton  “+” situé à gauche de votre nom de profil (en haut à droite du site) permet de créer un utilisateur manuellement, peu importe si l’alimentation automatique est activée ou pas.

caution-153607_960_720 Attention ! si un compte peut être généré par le biais de l’alimentation automatique, il est fortement recommandé de ne pas le créer manuellement car il a de fortes probabilités pour que le site génère un doublon lorsque les données de l’annuaire académique permettront de le créer automatiquement.

Renseigner tous les champs et sélectionner un profil qui lui correspond le mieux.

Créer massivement des comptes utilisateurs par fichier .csv :

Voici le lien vers le tutoriel qui détaille cette procédure.

Modifier des comptes utilisateurs :

Pour intervenir sur un compte, il suffit de double-cliquer sur son nom, ou de faire un clic (gauche ou droit)  > éditer”  pour ouvrir son profil et le modifier.

Pour intervenir sur plusieurs comptes utilisateurs, il suffit de le(s) cocher et ensuite d’utiliser les boutons situés en haut du tableau.

Il est possible d’utiliser le fichier d’export des données utilisateurs pour créer, par vos soins, un mailing pour communiquer les mots de passe par défaut et identifiants aux élèves.

4- Paramétrer les classes et les groupes :

La rubrique “gestion des groupes” du “panneau d’administration” affiche par défaut vos groupes. Si vous êtes administrateur d’établissement et souhaitez voir les groupes de l’établissement, utilisez les filtres de recherche en cliquant sur la loupe, située en haut à droite du tableau.

 

En double-cliquant sur l’un des groupes, vous pouvez éditer le groupe depuis l’onglet “détail”

et vérifier ou modifier les membres depuis l’onglet “membres”. Le signe “+” en haut à droite du tableau permet d’ajouter de nouveaux membres au groupe.

Si vous souhaitez ajouter des enseignants dans une classe de primaire, il est nécessaire de lui attribuer le rôle d’enseignant dans la classe/groupe d’élèves et de lui attribuer la matière “toutes les matières”. Ainsi, il pourra utiliser l’outil cahier de textes de Laclasse.com sans difficultés.

Attention de ne pas oublier d’enregistrer vos modifications à l’aide du bouton “enregistrer” situé en haut à droite de chaque fenêtre d’édition ou d’ajout de membre.

En cochant plusieurs groupes, vous pouvez afficher le bouton “supprimer” en haut du tableau qui permet de supprimer les groupes sélectionnés à l’aide des boutons .

Lorsque l’établissement est alimenté automatiquement par l’annuaire académique, les classes et les groupes d’élèves sont créés automatiquement et les comptes d’élèves et d’enseignant y sont rattachés (selon si les données ont été bien saisies sur les bases élèves et enseignants de l’établissement – Siècle et StsWeb).

Créer des classes, des groupes d’élèves et des groupes libres :

Voici un lien vers le tutoriel de la DANE qui explique comment créer des classes, groupes d’élèves et groupes libres, en complément des points détaillés juste avant.

Ecole primaire ou établissement hors contrat : créer les classes et les comptes par un import de fichier .csv

Il est possible de créer les comptes et les classes manuellement mais quand l’établissement souhaite utiliser l’ENT de manière généralisée, alors il est préférable de les créer massivement avec les données issues de la base élève de l’établissement.

Voici comment procéder :

Tout d’abord, pour pouvoir créer massivement  les comptes et les classes, il est nécessaire d’avoir au minimum un compte avec un profil de personnel de direction dans l’école, ou sinon un compte  avec des droits d’administrateur sur l’ENT. Contacter le support(@)laclasse.com si vous n’avez encore aucun compte avec ces droits sur l’ENT.

  Rendez-vous sur la tuile “administration”,

puis sur la rubrique “gestion des utilisateurs”  et cliquer ensuite sur le bouton  Importer situé à gauche de votre nom, en haut à droite du site.

 

Choisir le type d’import (élèves, enseignants, ou parents) et choisir le fichier à importer, renseigner le champ “Encodage”, “Séparateur” et “Etablissements” et cliquer sur le bouton “Analyse de l’entête” pour lancer la procédure d’import.

Normalement, les fichiers issus de ONDE sont reconnus sans avoir besoin de les modifier.

En cas de besoin, en cliquant sur le “?” bleu, le site vous fournit une aide pour cette étape : des indications sur le format de fichier et les données à intégrer dans le fichier d’import et même un modèle de fichier. Pour l’import des élèves, il est recommandé d’utiliser un fichier comportant le code INE des élèves, ainsi, les élèves pourront continuer d’utiliser les mêmes comptes quand ils arriveront dans un collège de la Métropole.