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Les bonnes informations à connaître pour la rentrée 2020

Pour la rentrée 2020, nous souhaitons vous rappeler les informations importantes et les procédures à effectuer pour démarrer sereinement l’année scolaire.

Les actualités…

  • Tout d’abord, cette année, les établissements ont la main pour laisser fermer l’accès à l’ENT aux élèves et responsables d’élèves quelques temps après la rentrée. Il est ensuite possible de le ré-ouvrir quand vous serez prêts. Par défaut, votre établissement a été mis en mode “fermé pendant les vacances d’été“, ce qui aura pour effet d’ouvrir automatiquement l’accès à partir du 1er septembre 2020 à 8h. Retrouvez l’article qui détaille cette possibilité.
  • Urgent ! Si vous ne l’avez pas encore faite, pour que les enseignants de collège puissent être à jour sur l’ENT dès la rentrée et soient bien rattachés à leurs classes et groupes d’élèves respectifs, voici aussi la procédure d’export à réaliser par la direction du collège vendredi avant la rentrée (aujourd’hui !) car une mise à jour complète aura lieu ce week-end, sinon ils seront à jour par la suite.
  • Vous l’avez sans doute remarqué, un nouveau bouton est apparu sur la page d’authentification www.laclasse.com . Il s’agit du bouton de connexion “Educonnect Béta”. Pour le moment, seuls 2 collèges (collèges la Tourette et Clément Marot) vont pouvoir proposer l’authentification unique par le biais de ce bouton. Par contre, en milieu d’année scolaire, l’authentification par le bouton violet “compte éducation nationale parents /élèves” sera remplacé pour tous les établissements scolaires par l’authentification par Educonnect. Il est donc important d’informer les parents de vos collèges que la connexion par le bouton “educonnect” n’est pas fonctionnelle jusqu’en janvier, excepté pour les 2 établissements béta-testeurs.
  • Nouveau ! L’alimentation automatique pour les écoles ! En effet, depuis cette rentrée, les écoles peuvent créer et mettre à jour leurs comptes et classes de manière automatique, avec les données de l’annuaire académique. Ainsi, 33 écoles ont pu voir leurs comptes élèves, parents et professeurs et leurs classes se mettre à jour sans avoir eu besoin d’effectuer manuellement un import de fichier CSV issu de leur logiciel de base ONDE. Le fonctionnement étant différent de celui des collèges, il ne reste plus qu’à rattacher les enseignants à leur classe en début d’année scolaire pour bien démarrer sur l’ENT !
  • La tuile “Agenda” remplace la tuile “cahier de textes” car notre outil de cahier de textes permet non seulement de partager des séquences pédagogiques et des devoirs, de les faire viser par le principal du collège, et permet aussi de suivre la réalisation des devoirs par les élèves grâce à des notifications. L’outil offre dorénavant la possibilité de créer son propre agenda.
  • L’outil de Carnet de suivi a évolué pour gagner en ergonomie et en simplicité.
  • Modification sur l’outil documents : les enseignants peuvent à présent accéder et déposer des fichiers dans toutes les classes de l’établissement. Une nuance de gris permet de distinguer ses propres classes.
  • Il reste encore des places sur les projets CCN ! Rendez-vous sur  la page de présentation des projets : vous avez jusqu’au 18 septembre pour vous inscrire. Cette année, les formations de lancement des projets CCN se dérouleront en novembre.

Et puis, pour ne pas oublier…

Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter à tous une bonne rentrée, sans oublier, pour le bien de tous, de respecter les gestes barrières.

Accès à l’ENT des parents et élèves durant les vacances d’été

Durant les vacances d’été, l’ENT propose différentes possibilités pour bloquer ou ouvrir l’accès à l’ENT pour les profils parents et élèves.

Les administrateurs de l’ENT ont la possibilité de gérer ces paramètres pour leur établissement depuis la tuile “panneau d’administration >gestion des établissements” .

Il faut ensuite rechercher son établissement et le sélectionner (ou double-cliquer sur son nom) pour ouvrir le détail de son établissement. Dans la partie “Accès des parents / élèves”, choisir l’option qui convient le mieux à votre établissement en fonction des précisions suivantes : l’option “Fermé pendant les vacances d’été” est l’option proposée par défaut par l’ENT durant l’été : lorsqu’elle est sélectionnée, l’accès à l’ENT aux élèves et parents est fermé jusqu’au jour de la rentrée scolaire des élèves à 8h. Par exemple, cette année, pour la rentrée 2020, la rentrée des élèves a lieu le 1er septembre donc à partir du 1er septembre à 8h les élèves et parents pourront accès de nouveau à leur ENT.

Si l’établissement souhaite avoir la main pour pouvoir ouvrir l’accès à l’ENT durant l’été ou le garder fermer un peu plus longtemps après le jour de la rentrée officielle, sélectionner les options “Ouvert” ou “Fermé”.

Nous déconseillons de laisser fermer l’accès à l’ENT plusieurs jours après la rentrée car les parents qui ont des enfants dans plusieurs établissements scolaires qui utilisent cet ENT ne pourraient accéder à aucun des établissements de leurs enfants.

 

 

Retrouvez une démonstration de ces actions dans la vidéo ci-dessous.

Les permissions et les partages dans les espaces documents

Dans cet article, vous retrouverez le fonctionnement des différents espaces de documents en fonction des droits spécifiques par utilisateur

L’usage des partages et permissions sera également expliqué, en montrant leur utilisation dans différents contextes.

 

Les droits dans les espaces documents

Dans l’outil “documents”, il existe 7 espaces documents bien distincts sur lesquels chaque utilisateur a des droits en lecture et écriture spécifiques, voici le tableau synthétique :

Voici quelques précisions sur des fonctionnalités et cas précis :

  • Les droits hérités : lorsque vous obtenez les droits d’un dossier parent, vous obtenez automatiquement les droits aux dossiers enfant. (comme sur le schéma ci-dessous)

  • Le cadenas : exprime que l’utilisateur peut voir le dossier mais qu’il ne peut pas le modifier. Cependant, il est possible qu’il ait des droits d’écriture dans des dossiers “enfants”.

 

Les permissions

Les permissions permettent de changer les droits d’accès d’un type d’utilisateur à un document.
Au départ, tous les utilisateurs ont les droits de base sur la plateforme (tableau ci-dessus). Les permissions vont permettre de créer des exceptions.

Dossiers parent : lorsque vous donnez la permission à un dossier parent, automatiquement, vous donnez les droits aux dossiers enfants qu’il contient.

Par exemple : Dans les classes et groupes d’élèves, les élèves  ont les droits de lecture, la permission peut permettre aux enseignants d’ouvrir le droit des élèves à l’écriture.

Pour connaître la démarche de permission : Tuto de la DANE sur la gestion des droits (permissions)

Les partages

Le partage vous permet de rendre disponible des fichiers ou des dossiers à d’autres utilisateurs qui n’appartiennent pas au groupe initial. Les éléments partagés apparaissent alors dans le dossier “Partagés avec moi” (situé tout en bas de l’arborescence, au-dessus de la corbeille).

Pour partager, il vous faut sélectionner les destinataires du partage :

  • Directement un ou plusieurs utilisateurs avec leurs nom et prénom
  • Tous les élèves d’un groupe (classes, groupes d’élèves ou groupes libres) ou les parents des élèves d’un groupe
  • Certains profils d’utilisateurs (exemple : tous les enseignants de l’établissement, le personnel de direction)

Lien public : vous pouvez partager des éléments par un lien public en choisissant d’ouvrir les droits de lecture ou d’écriture, pour cela, il vous suffit de générer l’URL de partage et l’envoyer aux personnes souhaitées. Dans ce cas là, les éléments n’apparaissent pas dans un quelconque dossier “Partagés avec moi”.

Cas spécial : Si un utilisateur accède à un document par un lien de partage public sans être connecté alors l’utilisateur est anonyme.

Attention : Veillez aux droits que vous conférez lorsque vous partagez des documents, en effet, avec les droits en écriture, les utilisateurs peuvent les modifier, les déplacer, les supprimer.

De même, la copie d’un fichier partagé copie aussi ses propriétés initiales

Pour connaître la démarche de partage : Tuto sur le partage de documents

En lien avec l’outil documents : modifications sur l’outil documents

 

Tutoriel pour utiliser les formulaires

Vous trouverez dans ce document les informations pour vous aider à créer des formulaires, des quizz, des sondages avec l’outil Documents de Laclasse.com.

Introduction

Vous avez besoin de diffuser…

  • …un quizz pour évaluer vos élèves ?
  • …un sondage pour connaître la participation à un événement de l’établissement ?
  • …un devoir maison en ligne ?

laclasse.com met à disposition un outil de création de formulaire pour répondre à ces besoins et aux autres usages que vous lui trouverez.

1.Créer le formulaire

Le formulaire se crée dans votre espace document, comme les autres documents (traitement de texte, présentation, enregistrement sonore, etc.).

Lorsque vous êtes sur le portail, cliquez sur la tuile “espace documents”.

Dans cet espace, sélectionnez l’un des espaces concerné et cliquez sur l’icône “+” en haut à droite, et choisissez le formulaire.

Vous pouvez ensuite saisir son nom, et l’ouvrir en double cliquant sur son icône.

Vous arriverez sur la vue suivante:

La barre supérieure a été customisée par rapport au reste du site afin de montrer que les formulaires doivent être considérés comme une application externe, à la manière de OnlyOffice par exemple.

Cette barre contient 3 éléments:

  • Le nom de l’application
  • Le menu permettant de changer de vue, celui n’est affiché que si vous avez les droits d’écriture sur le formulaire.
  • “Aperçu” permet de visualiser votre formulaire, tel qu’il sera affiché à vos destinataires.
  • “Questions” permet d’accéder à l’interface d’édition du formulaire.
  • “Réponses” permet d’accéder à l’historique des réponses à votre formulaire
  • “Réponses” permet d’accéder aux statistiques des réponses au formulaire.
  • L’utilisateur actuellement connecté. Il est possible de donner accès à des formulaires en mode non connecté, dans ce cas là, ce bouton sera remplacé par un bouton “Connexion” de couleur rouge.

Le soulignement indique l’interface actuellement affichée .

2. Éditer le formulaire

  1. Le Menu à gauche

Le menu permet d’accéder à l’ensemble des fonctions du formulaire:

  • Enregistrer: Toutes les modifications non enregistrées seront perdues. Deux exceptions notoires existent, la bannière et le partage
  • Ajouter un champ: ajoute une question en dessous de l’élément actuellement sélectionné (celui avec une bordure bleue)
  • Ajouter un entête: ajoute un titre et une description, par exemple pour faire des sections.
  • Ajouter un média: ajoute une image un son ou une vidéo dans la multitude des formats reconnus par les documents depuis votre ordinateur ou depuis votre espace de documents. Il est possible de glisser-déposer
  • Thème: Affiche une boîte de dialogue permettant de choisir une couleur d’arrière plan et une bannière. Modifier la bannière a un effet immédiat.
  • Paramètres: Affiche une boîte de dialogue permettant de modifier certains paramètres d’un formulaire
  • Limiter l’accès aux utilisateurs authentifiés: seuls les utilisateurs connectés peuvent accéder et répondre au formulaire. Ce n’est utile que si le formulaire est diffusé par un lien public.
  • Limiter à une réponse: ce choix implique d’être connecté car la connexion est nécessaire pour déterminer si une réponse a déjà été effectuée. Si c’est le cas, l’utilisateur est dirigé vers une vue lui permettant d’accéder aux réponses déjà effectuées.
  • Partager: permet de créer un lien de diffusion ou de partager le formulaire avec des utilisateurs/groupes/établissements. Pour plus de détails sur les partages, il existe un bouton d’aide dans la boîte de dialogue expliquant de manière exhaustive le partage.
    Pour enregistrer les modifications sur les partages, il faut fermer la boîte de dialogue en cliquant sur le bouton Enregistrer.

A savoir: Si vous avez des changements non enregistrés dans votre formulaire, une fenêtre de dialogue apparaît lorsque vous tentez de changer d’interface via le menu situé sur la barre supérieure.

Celle-ci propose 3 choix:

  • Annuler: revient sur l’interface d’édition, permettant de continuer l’édition du formulaire
  • Ignorer: change d’interface, les changements non enregistrés seront alors perdus
  • Enregistrer: enregistre les changements et change d’interface

2. Les options de bloc

En bas à droite de chaque bloc, cliquez sur :

  • l’icône pour dupliquer le bloc avec son contenu
  • l’icône pour supprimer le bloc
  • l’interrupteur “obligatoire” pour forcer la réponse à la question.
  • Pour déplacer un bloc, cliquez sur l’icône en haut du bloc et faites le glisser à l’emplacement choisi en maintenant le clic appuyé. Une barre horizontale de couleur apparaît lorsqu’une zone valide est survolée.

A savoir : Si votre formulaire dépasse la hauteur de votre écran, vous pouvez déplacer l’élément que vous voulez déplacer vers les extrémités de l’écran. Cela déclenchera un défilement de l’écran afin d’accéder aux éléments non visibles. 

3. Les types de questions

Pour chaque question, vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante le type de réponse attendue:

  • réponse courte : un texte qui tient sur une ligne,
  • paragraphe : un texte libre (pour une réponse argumentée par exemple),
  • date, une date avec le format JJ/MM/AAAA
  • liste déroulante : choisir seule une option parmi plusieurs,
  • échelle linéaire : réponse graduée de 1 jusque 10 (de “tout à fait d’accord” jusque “pas du tout d’accord” par exemple),
  • cases à cocher : cocher une ou plusieurs options parmi plusieurs (pour un QCM par exemple),
  • choix multiples : cocher une seule option parmi plusieurs (pour un choix binaire du type OUI/NON par exemple).
  • fichier : permettre de déposer des fichiers venant de l’espace de Documents ou de votre appareil

Astuce : si vous avez plusieurs fois le même type de question (par exemple un QCM composé uniquement de cases à cocher avec 4 options), vous pouvez mettre en forme une seule question puis dupliquer le bloc autant de fois que vous souhaitez avoir de questions.

3. Diffuser le formulaire

 

Dans l’interface d’édition du formulaire, cliquer sur Partager afin d’afficher les options de diffusions.

A partir de là, vous pouvez diffuser votre formulaire de deux manières différentes:

  • Via un lien public: Tout les personnes qui possèdent le lien peuvent accéder au formulaire.Le lien n’est actif qu’une fois que les changements de partage ont été enregistrés. Si le réglage “Limiter l’accès aux utilisateurs authentifiés” est activé, alors ils ne pourront répondre qu’après s’être authentifié.
  • A des utilisateurs / à un groupe / à un établissement: ces formulaires apparaissent dans le dossier “Partagés avec moi” situé à la racine de l’espace de Documents pour les utilisateurs concernés .

Dans la plupart des cas, un partage avec un droit de lecture est suffisant, cela permet aux utilisateurs de répondre au formulaire mais ne leur permet pas de le modifier.

Conseils :

  • Créez votre formulaire dans un dossier avec des permissions restreintes, par exemple “Mon Cartable” ou un dossier dans l’établissement avec des droits restreints.
  • Mélanger les permissions et les partages dans le même fichier/dossier n’est pas une bonne idée et peut causer des problèmes d’accès.

Une fois vos options de partage choisies, vous pouvez alors choisir de notifier par e-mail les personnes concernés.

4. Accéder aux réponses

La vue par défaut lorsque que l’on accède aux réponses est un tableau, une ligne correspondant à une réponse, 100 réponses par pages. Il est possible de changer cette valeur en cliquant sur le bouton filtre en forme d’entonnoir. L’entrée textuelle permet de faire une recherche dans les réponses de formulaire.

 

Des actions contextuelles sont affichées en fonction de la (des) réponse(s) sélectionnée(s). Actions contextuelles disponibles:

  • Exporter: Permet d’exporter une ou plusieurs réponses en format CSV afin de pouvoir les traiter via un tableur par exemple.
  • Afficher: Permet d’afficher une réponse sous forme d’un formulaire rempli.
  • Supprimer: Permet de supprimer une réponse

Il est possible de changer de vue et d’afficher les réponses par utilisateur (une page par utilisateur) sous forme d’un formulaire rempli.

5. Consulter les statistiques

La vue Statistiques affiche le nombre de réponses pour chacune des questions.

Pour compléter ces explications, voici un lien vers un tutoriel de la DANE qui explique comment  créer un formulaire et le partager à ses collègues.

Quelques exemples de tutoriels réalisés dans les établissements :

La procédure de rentrée pour les collèges

Vous trouverez ci-dessous la liste des tutoriels qui concernent la rentrée pour les collèges.

Paramétrer l’accès à Pronote depuis Laclasse.com avec une authentification unique

Laclasse.com permet aux utilisateurs d’accéder à Pronote via une seule authentification (compte académique ou compte Laclasse.com selon le choix de l’établissement).

Paramétrer l’intégration de Pronote à Laclasse.com :

 

  • Dans le cas d’un serveur hébergé chez Pronote (ici Pronote 2020)

Vous devez au préalable avoir installé le Client PRONOTE que vous téléchargez sur le site https://www.index-education.net/.

Une fois que le Client PRONOTE est connecté en Mode administratif allez dans le menu Hébergement puis Téléchargez la console d’hébergement.

Une fois que vous avez la Console hébergement PRONOTE, vous pouvez la lancer et vous connecter avec votre Numéro d’hébergement.

Vous vous retrouvez alors sur une interface web. Cliquez alors sur l’onglet PRONOTE.net comme sur la capture suivante

Il faut alors cliquer sur le bouton Arrêter la publication, puis l’onglet Déléguer l’authentification. Cocher alors la case Définir une délégation CAS comme sur la capture suivante:

Dans le tableau de dessous de Choix de la délégation en fonction de l’espace assurez vous que les coches soient bien toutes dans la colonne CAS.

Puis cliquez sur l’engrenage juste à côté. Pour Mon ENT, choisissez ENT Laclasse.com (Métropole de Lyon) et vérifiez que vous avez la même chose que dans la capture suivante:

Mémoriser l’adresse indiquée en contrebas,  après la mention : URL à communiquer au socle ENT sans les ** de la fin.

Il est nécessaire de cocher la case “Autoriser l’authentification directe par PRONOTE.net” si vous souhaitez que l’on puisse accéder à pronote par l’url directe de Pronote aussi bien qu’en passant par l’ENT.

Cliquez sur Valider puis n’oubliez pas de republier la base en cliquant sur le bouton Publier la base.

  • Dans le cas d’un serveur hébergé au sein du collège :

Depuis l’outil d’administration “Pronote.net”, se rendre sur l’onglet “Intégration dans un ENT”. Arrêter la publication de la base pour pouvoir modifier les paramètres. Cocher la case “Activer l’interconnexion avec un ENT”.

Dans la liste déroulante “Mon ENT : ” choisir “l’ENT Laclasse.com – Métropole de Lyon”.

Mémoriser l’adresse indiquée en contrebas,  après la mention : “l’URL à communiquer au socle ENT”. L’adresse est de type :

http://portail.clg-nom-du-college.ac-lyon.fr/pronote/

Il s’agit de l’adresse du portail Amon et non pas d’une adresse IP.

Dans le cas d’un hébergement chez Index-Education, l’adresse est de type:

https://0691234a.index-education.net/pronote/

Où 0691234a correspond au code RNE de l’établissement.

Il est aussi nécessaire de cocher la case “Autoriser l’authentification directe par PRONOTE.NET” si vous souhaitez que l’on puisse accéder à pronote par l’url directe de Pronote aussi bien qu’en passant par l’ENT. Les modifications étant faites, il est nécessaire de republier la base.

Afficher la tuile Pronote sur le portail :

 L’administrateur de l’établissement clique sur le + sur le portail pour ajouter une tuile,

recherche “Pronote” et clique sur la tuile Pronote, clique sur le bouton “Configurer”,

choisit une couleur et un picto pour cette tuile,  et enfin, renseigne l’URL de l’accès au serveur Pronote via l’ENT (adresse mémorisée en première partie du tutoriel / “URL à communiquer au socle ENT”).

L’administrateur peut ensuite définir quels profils accéderont à la tuile Pronote à l’aide du bouton “+” de la partie “Droits”.

Valider l’ajout de la tuile à l’aide du bouton “Créer” situé en haut à droite de la fenêtre.