Archives par mot-clé : direction

Administrer son établissement

Pour administrer l’établissement, vous devez avoir un compte avec un profil “direction” ou avoir les droits d’administrateur d’établissement”.

Cliquer sur la tuile « Panneau d’administration ».

Le panneau d’administration s’affiche et propose différentes possibilités en fonction du profil (enseignant, personnel de direction, …) et du rôle sur l’ENT (administrateur de l’établissement).

Le panneau d’administration permet :

  • d’ajouter des éléments à la fiche d’identité de son établissement;
  • de surveiller les statistiques de son établissement sur l’ENT
  • de suivre la création et les mises à jour des comptes qui sont alimentés automatiquement par l’annuaire académique ou de créer des comptes élèves par le biais de fichiers .csv, ou de créer manuellement les comptes un par un;
  • de paramétrer les droits sur les comptes utilisateurs (attribuer les droits https://ent-laclasse.blogs.laclasse.com/?p=2014&preview=trued’administrateur d’établissement);
  • de réinitialiser les mots de passes des comptes en cas d’oubli du mot de passe;
  • de créer et modifier les regroupements (classes, groupes et groupes libres), et vérifier les regroupements créés par l’alimentation automatique par l’annuaire académique.
  • de créer et modifier les blogs de l’établissement, des classes et des groupes.

1- Ajouter des éléments à la fiche d’identité de son établissement :

Pour vérifier les données d’identité de l’établissement, il faut se rendre sur la rubrique “gestion des établissements” et rechercher son établissement. Double-cliquer sur son établissement pour ouvrir la fenêtre d’édition de l’établissement.

Au bas de la fenêtre, il est possible de choisir une image pour identifier son établissement. Cette image apparaît en arrière-plan des tuiles sur le portail.

Le bouton “+” du champ “Flux RSS” permet d’ajouter de nouveaux flux RSS pour tous les membres de l’établissement. Ces flux d’actualités apparaissent sur la colonne gauche du portail.

Le champ “AAF Activé”  permet d’activer l’alimentation automatique des comptes et de la structure de l’établissement par le biais de données de l’annuaire académique.  Pour l’instant, l’alimentation automatique n’est possible que pour les collèges publics ou privés sous contrat. D’ici peu, les écoles publiques pourront aussi être alimentées automatiquement par l’annuaire académique.

  1. Si vous êtes dans un collège de la Métropole qui n’a encore jamais activé l’alimentation automatique des comptes et groupes par l’annuaire académique, le chef d’établissement doit renseigner l’application “Fiche Registre RGPD” sur son portail ARENA. Une fois cette étape réalisée, il doit envoyer un mail à support@laclasse.com, ent2d-cnil@ac-lyon.fr et dane@ac-lyon.fr pour informer que la fiche Registre RGPD est renseignée, ce qui autorisera l’académie à nous transmettre les données de l’annuaire académique concernant votre établissement.
  2. Si vous êtes dans un collège de la Métropole qui a déjà activé l’alimentation automatique, les comptes personnels, élèves et parents, les regroupements et les  rattachements aux groupes sont alimentés.
  3. Si vous êtes dans un établissement privé qui n’est pas sous contrat ou une école primaire, vous ne pouvez pas alimenter les comptes par l’annuaire académique mais vous pouvez créer les comptes élèves et les classes par le biais d’un import de fichier exporté de votre base élève, enregistré au format .csv.

caution-153607_960_720Chaque été, de mi-juillet aux environs du 20 août, l’académie suspend l’envoi des données à l’ENT et les mises à jour automatiques sont désactivées l’été et sont ré-activées vers le 20 août.

3- Paramétrer les comptes utilisateurs :

Rechercher des comptes :

La rubrique “gestion des utilisateurs” permet de rechercher et d’intervenir sur les comptes. Le moteur de recherche situé au-dessus de la liste des utilisateurs de l’établissement permet de faire une recherche sur le “nom”, “prénom”, et “identifiant”. Il est possible aussi de filtrer par “profils” et/ou par “regroupements à l’aide de la loupe située sur la droite du moteur de recherche et de modifier le nombre de résultats affichés par page.

Un clic-gauche sur certaines entêtes du tableau permet de modifier l’ordre d’affichage des résultats. Un clic-droit sur l’une des entêtes du tableau permet de choisir un ordre de tri en cumulant plusieurs critères.

Exporter les données issues du résultat d’une recherche :

Les résultats d’une recherche apparaissent dans le tableau de la gestion des utilisateurs. Il est possible d’exporter ces données dans un fichier au format .xml ou .csv. Pour cela, cocher les résultats à prendre en compte dans l’export et appuyer sur le bouton .

Attention de modifier si besoin le nombre de résultats affichés par page afin que tout apparaisse sur une seule page car la sélection ne peut se faire que sur une seule page à la fois.

Cet export en format .csv pourra alors être utilisé pour faire correspondre les identifiants sur d’autres logiciels tel que Saccoche, etc…

Créer un compte utilisateur manuellement :

Le bouton  “+” situé à gauche de votre nom de profil (en haut à droite du site) permet de créer un utilisateur manuellement, peu importe si l’alimentation automatique est activée ou pas.

caution-153607_960_720 Attention ! si un compte peut être généré par le biais de l’alimentation automatique, il est fortement recommandé de ne pas le créer manuellement car il a de fortes probabilités pour que le site génère un doublon lorsque les données de l’annuaire académique permettront de le créer automatiquement.

Renseigner tous les champs et sélectionner un profil qui lui correspond le mieux.

Créer massivement des comptes utilisateurs par fichier .csv :

Voici le lien vers le tutoriel qui détaille cette procédure.

Modifier des comptes utilisateurs :

Pour intervenir sur un compte, il suffit de double-cliquer sur son nom, ou de faire un clic (gauche ou droit)  > éditer”  pour ouvrir son profil et le modifier.

Pour intervenir sur plusieurs comptes utilisateurs, il suffit de le(s) cocher et ensuite d’utiliser les boutons situés en haut du tableau.

Il est possible d’utiliser le fichier d’export des données utilisateurs pour créer, par vos soins, un mailing pour communiquer les mots de passe par défaut et identifiants aux élèves.

4- Paramétrer les classes et les groupes :

La rubrique “gestion des groupes” du “panneau d’administration” affiche par défaut vos groupes. Si vous êtes administrateur d’établissement et souhaitez voir les groupes de l’établissement, utilisez les filtres de recherche en cliquant sur la loupe, située en haut à droite du tableau.

 

En double-cliquant sur l’un des groupes, vous pouvez éditer le groupe depuis l’onglet “détail”

et vérifier ou modifier les membres depuis l’onglet “membres”. Le signe “+” en haut à droite du tableau permet d’ajouter de nouveaux membres au groupe.

Si vous souhaitez ajouter des enseignants dans une classe de primaire, il est nécessaire de lui attribuer le rôle d’enseignant dans la classe/groupe d’élèves et de lui attribuer la matière “toutes les matières”. Ainsi, il pourra utiliser l’outil cahier de textes de Laclasse.com sans difficultés.

Attention de ne pas oublier d’enregistrer vos modifications à l’aide du bouton “enregistrer” situé en haut à droite de chaque fenêtre d’édition ou d’ajout de membre.

En cochant plusieurs groupes, vous pouvez afficher le bouton “supprimer” en haut du tableau qui permet de supprimer les groupes sélectionnés à l’aide des boutons .

Lorsque l’établissement est alimenté automatiquement par l’annuaire académique, les classes et les groupes d’élèves sont créés automatiquement et les comptes d’élèves et d’enseignant y sont rattachés (selon si les données ont été bien saisies sur les bases élèves et enseignants de l’établissement – Siècle et StsWeb).

Créer des classes, des groupes d’élèves et des groupes libres :

Voici un lien vers le tutoriel de la DANE qui explique comment créer des classes, groupes d’élèves et groupes libres, en complément des points détaillés juste avant.

Ecole primaire ou établissement hors contrat : créer les classes et les comptes par un import de fichier .csv

Il est possible de créer les comptes et les classes manuellement mais quand l’établissement souhaite utiliser l’ENT de manière généralisée, alors il est préférable de les créer massivement avec les données issues de la base élève de l’établissement.

Voici comment procéder :

Tout d’abord, pour pouvoir créer massivement  les comptes et les classes, il est nécessaire d’avoir au minimum un compte avec un profil de personnel de direction dans l’école, ou sinon un compte  avec des droits d’administrateur sur l’ENT. Contacter le support(@)laclasse.com si vous n’avez encore aucun compte avec ces droits sur l’ENT.

  Rendez-vous sur la tuile “administration”,

puis sur la rubrique “gestion des utilisateurs”  et cliquer ensuite sur le bouton  Importer situé à gauche de votre nom, en haut à droite du site.

Choisir le type d’import (élèves, enseignants, ou parents) et choisir le fichier à importer, renseigner le champ “Encodage”, “Séparateur” et “Etablissements” et cliquer sur le bouton “Analyse de l’entête” pour lancer la procédure d’import.

Normalement, les fichiers issus de ONDE sont reconnus sans avoir besoin de les modifier. En cas de besoin, le site vous propose un exemple de fichier en cliquant sur le lien “format attendu”. Pour l’import des élèves, il est recommandé d’utiliser un fichier comportant le code INE des élèves, ainsi, les élèves pourront continuer d’utiliser les mêmes comptes quand ils arriveront dans un collège de la Métropole.

Choisir un mode d’authentification pour son établissement

Les écoles primaires peuvent utiliser uniquement les comptes Laclasse.com pour les profils élèves et parents. Les enseignants peuvent utiliser l’authentification académique à condition d’avoir renseigné leur mail académique sur leur compte enseignant Laclasse.com.

Pour les collèges, il y a plusieurs possibilités. Voici un récapitulatif des dépendances entre les ressources et le mode d’authentification nécessaire.

Répondre au questionnaire ci-dessous peut vous aider à définir vos choix en matière d’authentification pour l’ENT.

Gérer et réserver les ressources : GRR

Laclasse.com propose  une nouvelle tuile à ajouter à son portail. Il s’agit de l’outil GRR, un système qui permet de mettre en place un système de réservation de ressources pour votre établissement dans une interface intuitive (matériels, salles, mini-agenda partagé,etc…).

Certains établissements utilisaient déjà ce logiciel libre  au sein de leur établissement et nous ont demandé s’il était possible de l’intégrer à notre ENT. Le logiciel a été modifié par nos soins afin d’en faire une version “multi-établissements” qui puisse être hébergée sur l’ENT et gérée par nos soins.

Comment activer GRR pour votre établissement ?

Retrouvez ci-dessous le tutoriel réalisé par la DANE.

Il suffit d’activer la nouvelle tuile “GRR” sur votre portail à l’aide de la clé à molette située en bas à droite du portail (depuis un profil administrateur d’établissement ou direction d’établissement), puis cliquer sur le lien vers l’administration.

Alors, pensez-y pour la rentrée prochaine ! 😉

Paramétrer l’accès à Pronote depuis Laclasse.com avec une authentification unique

Laclasse.com permet aux utilisateurs d’accéder à Pronote via une seule authentification (compte académique ou compte Laclasse.com selon le choix de l’établissement).

Paramétrer l’intégration de Pronote à Laclasse.com :

 

  • dans le cas d’un serveur hébergé chez Pronote

Se rendre sur l’onglet Pronote.net de votre console d’hébergement, se rendre l’onglet “Intégration dans un ENT”. Arrêter la publication de la base pour pouvoir modifier les paramètres puis cocher la case pour “activer l’authentification avec CAS”.

Dans la liste déroulante “Mon ENT : ” choisir “l’ENT Laclasse.com – Métropole de Lyon”.

Mémoriser l’adresse indiquée en contrebas,  après la mention : “l’URL à communiquer au socle ENT”.

Il est nécessaire de cocher la case “Autoriser l’authentification directe par PRONOTE.NET” si vous souhaitez que l’on puisse accéder à pronote par l’url directe de Pronote aussi bien qu’en passant par l’ENT.  Les modifications étant faites, il est nécessaire de republier la base.

  • dans le cas d’un serveur hébergé au sein du collège :

Depuis l’outil d’administration “Pronote.net”, se rendre sur l’onglet “Intégration dans un ENT”. Arrêter la publication de la base pour pouvoir modifier les paramètres. Cocher la case “Activer l’interconnexion avec un ENT”.

Dans la liste déroulante “Mon ENT : ” choisir “l’ENT Laclasse.com – Métropole de Lyon”.

Mémoriser l’adresse indiquée en contrebas,  après la mention : “l’URL à communiquer au socle ENT”. L’adresse est de type :

http://portail.clg-nom-du-college.ac-lyon.fr/pronote/

Il s’agit de l’adresse du portail Amon et non pas d’une adresse IP. Il est nécessaire de cocher la case “Autoriser l’authentification directe par PRONOTE.NET” si vous souhaitez que l’on puisse accéder à pronote par l’url directe de Pronote aussi bien qu’en passant par l’ENT. Les modifications étant faites, il est nécessaire de republier la base.

Afficher la tuile Pronote sur le portail :

 L’administrateur de l’établissement clique sur le + sur le portail pour ajouter une tuile,

recherche “Pronote” et clique sur la tuile Pronote, clique sur le bouton “Configurer”,

choisit une couleur et un picto pour cette tuile,  et enfin, renseigne l’URL de l’accès au serveur Pronote via l’ENT (adresse mémorisée en première partie du tutoriel / “URL à communiquer au socle ENT”).

L’administrateur peut ensuite définir quels profils accéderont à la tuile Pronote à l’aide du bouton “+” de la partie “Droits”.

Valider l’ajout de la tuile à l’aide du bouton “Créer” situé en haut à droite de la fenêtre.

 

Accéder à Folios depuis Laclasse.com avec une authentification unique

Nous avons mis en place un connecteur pour accéder à Folios via Laclasse.com avec une authentification unique.

Pour paramétrer la ressource

il est nécessaire qu’un administrateur de l’établissement suive la procédure suivante :

 

  • cliquer sur le “+”  sur le portail
  • rechercher et sélectionner la ressource “Folios”
  • cliquer sur “Configurer” pour paramétrer l’affichage de la tuile “Folios” (nom, couleur, picto, nouveauté et droits par type de profil)
  • cliquer sur le bouton “Créer”

 

Enseignants à jour sur l’ENT dès la rentrée : explication…

En général, les établissements qui ont fait une déclaration CNIL et alimentent leurs comptes et groupes de manière automatique avec les données de l’annuaire académique n’ont pas de soucis pour que les élèves soient à jour sur l’ENT et soient rattachés aux nouvelles classes.

Capture du 2017-09-05 10-39-44Par contre, ils ont souvent plus de difficultés pour réussir à avoir les enseignants à jour pour le jour de la rentrée, or cela est tout à fait réalisable.

Voici comment procéder pour vous y parvenir…

L’établissement doit faire un export de EDT vers STSWEB dès la fin août et recommencer l’opération les jours suivants en cas de nouveaux ajustements sur EDT.

Ainsi STSWEB basculera dans la nuit suivante ses données sur l’annuaire académique. L’annuaire académique les envoie vers nos serveurs la nuit suivante et ils sont aussitôt mis à jour sur l’ENT.

Il faut donc compter, sauf en cas de situation exceptionnelle, 2 nuits pour que les comptes soient à jour sur l’ENT depuis le moment où vous avez mis à jour les données sur STSWEB.

Vous pouvez suivre l’état des alimentations automatiques au fil des jours sur la page “alimentation automatique” du panneau d’administration (depuis un profil administrateur).

Cahier de textes : importer son emploi du temps de Index-Education

Ce tutoriel est adressé aux personnes ayant un profil “direction” ou “administrateur d’établissement” sur Laclasse.com.

Les collèges détenteurs d’une licence Pronote de chez Index-Education ont la possibilité d’exporter un fichier contenant l’emploi du temps. L’import de ce fichier dans Laclasse.com va leur permettre d’automatiser la création des créneaux d’emploi du temps dans l’application “Cahier de textes” de l’ENT.

Pour cela, commencer par cliquer sur la tuile “Cahier de textes”, puis sur l’onglet “Import Pronote”.

(1) Charger le fichier Pronote

Au niveau du bandeau bleu “Charger un fichier Pronote”, cliquer sur “Choisissez un fichier” et, sélectionner le fichier d’emploi du temps de Pronote.

Après avoir lancé le chargement des données, attendre que celui-ci s’exécute complètement. Ceci peut prendre quelques minutes. Ne pas l’arrêter avant la fin du traitement !

capture-du-2016-09-23-13-58-57

Une fois le chargement des données de l’emploi du temps dans l’ENT terminé, vous pouvez visualiser, par catégorie de données (“Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières”), la liste des correspondances ayant été établies automatiquement entre les données issues de Pronote et celles issues de l’Annuaire Académique, ainsi que la liste des correspondances à établir manuellement en recollant les données Pronote aux données de l’Annuaire Académique.

L’onglet “Créneaux” vous permet de connaître le nombre de créneaux qui seront créés automatiquement dans les cahiers de textes compte tenu des correspondances déjà établies sur les données “Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières”.

Sous le titre de chaque onglet sont affichées les statistiques pour les correspondances établies (en vert) et les données manquantes à recoller (en rouge) ainsi que le nombre de données manquantes à recoller (ex. 1 à traiter sur 24).

4

Pour chaque catégorie de données, les données recollées automatiquement sont signalées par une barre verticale verte alors que les données à recoller manuellement sont signalées par une barre verticale rouge.

En recollant manuellement les données manquantes des “Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières”, le nombre de créneaux d’emploi du temps créés automatiquement augmente.

(2) Recoller les données manquantes

Pour recoller les données manquantes, sélectionnez tout d’abord un des onglets “Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières”.

Ensuite, pour les données signalées par une barre rouge, cliquez dans la colonne Annuaire Académique, dans le champ signalé par une gomme. Un menu déroulant s’affiche. Sélectionnez alors, parmi les données listées, celle qui correspondra à la donnée Pronote.

Astuce : vous pouvez commencer à saisir, dans le champ de la colonne Annuaire Académique, le nom de la donnée recherchée afin de la sélectionner plus facilement.

5

Au fur et à mesure que les données “Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières” sont recollées, l’onglet “Créneaux” se met à jour.

Une fois les données manquantes recollées, vous pouvez procéder à l’import des créneaux dans les cahiers de textes.

Attention : les correspondances établies manuellement en recollant les données manquantes doivent être suivies d’un import des créneaux. En effet, il n’y a pas de sauvegarde permettant d’exploiter les données recollées manuellement lors d’un import réalisé sur une session ultérieure.

Remarque : les données recollées automatiquement peuvent être modifiées en cliquant sur l’icône proposée dans la colonne “Action”.

(3) Importer les créneaux 

Pour importer les créneaux, cliquez sur l’onglet “Créneaux”.

Sous la partie “Filtrage”, s’affiche les “Statistiques” de l’établissement correspondant aux données déjà intégrées dans l’ENT, et celles relatives à Pronote correspondant aux données du dernier fichier EDT importé.

Sous la partie “Statistiques”, peut être déplié le détail des créneaux. Par défaut, est affichée la liste de tous les créneaux valides (en vert) et à traiter (en rouge) pour toutes les données de toutes les catégories de données (Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières).

Remarque : les statistiques affichées sous le titre de l’onglet sont calculées sur tous les types de créneaux (valides / à traiter) et sur toutes les données de toutes les catégories de données (Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières).

Cette liste peut être filtrée en fonction du type de créneaux (valides / à traiter) et du type de données (Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières) afin de sélectionner les créneaux à importer dans les cahiers de textes.

Attention : les créneaux valides peuvent être importés plusieurs fois et donneront alors lieu à une création multiple d’un même créneau. Par conséquent, avant d’importer des créneaux, il faut tout d’abord filtrer les catégories de données de façon à n’importer que des nouveaux créneaux. 

Astuces :

  • si vous recollez les données manquantes et importez les créneaux en plusieurs fois, notez bien à chaque fois quels sont les Classes / Groupes d’élèves / Enseignants et Matières pour lesquels vous avez déjà réalisé un import des créneaux
  • si vous n’avez pas encore remonté dans les outils académiques les données relatives aux groupes, vous pouvez pour l’instant les exclure des données à recoller.

Pour filtrer les données créneaux, cliquez sur l’un des boutons suivants :

  • créneaux valides (créneaux créés automatiquement suite à l’import)
  • créneaux à traiter (créneaux pour lesquels des données manquantes doivent être recollées au préalable)

Pour filtrer les données Classes / Groupes d’élèves / Enseignants / Matières, cliquez sur :

  • la gomme pour supprimer toutes les données d’une même catégorie (par exemple : classes)
  • l’étoile pour afficher de nouveau toutes les données d’une même catégorie
  • la croix pour supprimer une des données d’une certaine catégorie (par exemple : la classe de 3E1)

En fonction des filtres définis, la liste des créneaux se met à jour ainsi que les statistiques indiquées sous le titre de l’onglet “Créneaux”.

Pour chaque créneau, sont indiqués dans la liste : le jour, l’heure de début du créneau, la durée du créneau, la matière, l’enseignant, le regroupement. La donnée affichée pour la salle dépend des informations renseignées dans Pronote. Sur les colonnes “Enseignant, Regroupement, Salle” est affichée, pour information, entre parenthèses une référence Pronote. En cliquant sur cette référence, il est possible de visualiser le calendrier issu de Pronote.

6

Une fois les créneaux à importer filtrés, cliquer sur la bouton “Valider”.

Remarque : la case à cocher “N’importer que les créneaux affichés” est cochée par défaut et permet de créer uniquement les créneaux compte tenu des filtres définis.

(4) Visualiser les résultats de l’import (pour un utilisateur ayant un profil “direction”)

Pour visualiser les créneaux créés automatiquement, cliquez sur la tuile “Cahier de textes” puis, sur le bouton “Emploi du temps”.

Vous pouvez, dans le filtre disponible au-dessus du planning, lister les classes ou les groupes d’élèves pour lesquels des créneaux ont été créés automatiquement afin d’afficher les emplois du temps correspondants.

Remarques :

  • Pour les utilisateurs ayant un profil “direction”, une seule classe est affichée par défaut
  • Pour les administrateurs ayant un profil “enseignant”, seules leurs classes étant affichées, ils ne pourront visualiser les résultats de l’import que pour leurs propres classes.